Justerare

Justerarens uppgift

Justeraren läser protokollet när sekreteraren skrivit klart, jämför med egna anteckningar och minnet av mötet, och ber om ändringar om något beslut återgetts fel eller saknas. När protokollet stämmer skriver justeraren under, ofta med orden ”justeras” och datum. Underskriften intygar att protokollet återger mötet – inte att justeraren höll med om besluten.

Justeraren är ofta också rösträknare, men det är två uppdrag: rösträknaren räknar under mötet, justeraren granskar efteråt. Många föreningar väljer två justerare tillika rösträknare för att slippa dubbla val. Justeraren behöver ha varit med på hela mötet; den som kom sent kan inte intyga det hon inte såg.

Vad lagen kräver av bolag och ekonomiska föreningar

Vid bolagsstämma ska ordföranden se till att protokoll förs. Protokollet undertecknas av protokollföraren och justeras av ordföranden, om hon inte själv fört protokollet, och av minst en justeringsman som stämman utsett (7 kap. 48 § aktiebolagslagen). Justeringsman behövs inte om ordföranden eller protokollföraren ensam, eller de två tillsammans, företräder samtliga aktier – enmansbolagets stämma klarar sig alltså utan. Protokollet ska hållas tillgängligt för aktieägarna senast två veckor efter stämman (7 kap. 49 §).

För styrelsemöten gäller 8 kap. 24 §: protokollet undertecknas av protokollföraren och justeras av ordföranden, om hon inte fört protokollet, och om styrelsen har flera ledamöter även av en ledamot som styrelsen utser. Ledamöter och vd har rätt att få avvikande mening antecknad. Lagen om ekonomiska föreningar har samma regler för föreningsstämman (6 kap. 39 §) och för styrelsen (7 kap. 24 §).

Ideella föreningar – stadgar och god sed

Ingen lag reglerar ideella föreningar, men stadgarna föreskriver nästan alltid att protokoll ska föras och justeras, och i övrigt följer praxis reglerna för ekonomiska föreningar. Tre tumregler håller i de flesta föreningar:

• Välj justerare bland medlemmarna, inte bland styrelsen, när årsmötet granskar styrelsens år. På ett styrelsemöte justerar en ledamot utöver ordföranden.
• Ordföranden justerar i kraft av sitt uppdrag och ska inte väljas som justerare – då blir det bara en person som intygar.
• Sätt en tid i stadgarna eller beslutet: ”protokollet ska vara justerat inom två veckor”. Ett ojusterat årsmötesprotokoll i maj stoppar bankärendet i juni.

Om justeraren inte håller med

Håller justeraren inte med om hur ett beslut återgetts ska hon först ta det med sekreteraren och ordföranden – oftast löser sig saken med en omformulering. Går det inte kan justeraren skriva under med en anmärkning: ”Justeras med undantag för § 7, där jag anser att beslutet löd …”. Vägrar hon skriva under alls står protokollet ojusterat, och mötet eller styrelsen får ta ställning till det vid nästa tillfälle, i värsta fall genom att utse en ny justerare eller låta nästa möte fastställa protokollet. Anmärkningen är inget nederlag; den är precis det justeringen finns till för.

Vanliga missförstånd

• ”Justeraren godkänner besluten” – nej, hon intygar att protokollet återger vad mötet beslutade. Hon kan ha röstat nej till allt och ändå justera.
• ”Ordföranden kan väljas till justerare” – ordföranden justerar redan i sin roll; mötet ska välja minst en person till. I aktiebolag säger lagen det uttryckligen.
• ”Protokollet gäller när sekreteraren skrivit klart” – det gäller när det är justerat. Banken, Bolagsverket och medlemmarna kan kräva det justerade protokollet.
• ”Justeraren får ändra i protokollet själv” – ändringar görs av sekreteraren i samråd; justeraren påtalar fel och antecknar eventuell avvikande mening.