Offboarding-checklista när en anställd slutar – gratis mall
En offboarding-checklista är en lista över allt som ska göras när en anställd slutar: slutlön och semesterersättning, intyg, överlämning av arbetet, återlämnad utrustning, stängda behörigheter och gallring av personuppgifter. Mallen är uppdelad i fyra faser – när beskedet har kommit, före sista dagen, sista dagen och efter sista dagen – med en ruta per punkt.
Några punkter styrs av lag. Semesterersättningen ska betalas ut senast en månad efter att anställningen upphört, och uppgifter om den som slutat får bara sparas så länge det finns ett skäl för det. Andra punkter, som avslutningssamtal och överlämning, är god praxis som gör att inget faller mellan stolarna.
Hämta mallen gratis
Fyll i dina uppgifter här på sidan och få en färdig fil, eller ladda ner mallen tom och fyll i den själv. Allt skapas i din webbläsare – inget konto, ingen e-postadress.
Fyll i online
Svara på frågorna steg för steg och se dokumentet växa fram. Ladda ner det ifyllt som PDF eller Word.
Börja fylla iLadda ner tom mall
PDF för att skriva ut och skriva under, Word om du vill ändra i mallen själv.
På den här sidan (8 avsnitt)
Vad ska en offboarding-checklista innehålla?
- När beskedet har kommit: bekräfta sista arbetsdag skriftligt, planera överlämningen och räkna ut semesterdagar och eventuell förskottssemester.
- Före sista dagen: överlämning av arbetsuppgifter, kunder och lösenord till gemensamma konton, och intyg eller betyg om den anställda vill ha det.
- Sista dagen: återlämnade nycklar, passerkort, dator och telefon, stängda konton och ett avslutningssamtal.
- Efter sista dagen: slutlön och semesterersättning, uppgifter till a-kassan om de begärs, borttagen e-post och information på hemsidan, och gallring av personuppgifter.
Slutlön och semesterersättning
Har den anställda semester kvar som inte tagits ut när anställningen upphör ska den betalas ut som semesterersättning (28 § semesterlagen). Ersättningen räknas på samma sätt som semesterlön (29 §), och sparade dagar räknas som om de tagits ut det semesterår då anställningen upphörde. Den ska betalas utan oskäligt dröjsmål och senast en månad efter att anställningen upphört (30 §).
Har den anställda fått semesterlön i förskott får det dras av från semesterersättningen. Det gäller dock inte om förskottet betalades ut mer än fem år före anställningens slut, eller om anställningen upphört på grund av den anställdas sjukdom, på grund av att den anställda frånträtt anställningen för att arbetsgivaren i väsentlig mån åsidosatt sina åligganden, eller på grund av uppsägning från arbetsgivaren av skäl som inte gäller den anställda personligen, utom vid konkurs (29 a §).
För själva slutlönen finns ingen särskild lagregel om när den ska betalas. Vanligt är att den betalas ut på ordinarie lönedag enligt anställningsavtal eller kollektivavtal. Semesterersättning räknas skattemässigt som ett engångsbelopp, och skatteavdraget görs enligt Skatteverkets regler för sådana belopp. Visa varje post för sig på den sista lönespecifikationen.
Intyg och betyg: vad måste arbetsgivaren lämna?
Det är lätt att blanda ihop handlingarna. Uppgifterna till a-kassan har stöd i lag, medan rätten till tjänstgöringsintyg och tjänstgöringsbetyg i regel följer av kollektivavtal och praxis.
| Handling | Vad den är | Måste arbetsgivaren? |
|---|---|---|
| Uppgifter till a-kassan | Uppgifter om anställningen, till exempel anställningstid, anställningsform och varför den upphörde. Inkomsten hämtar a-kassan i regel ur arbetsgivardeklarationerna | Ja, på begäran av a-kassan (9 kap. 4 § lagen om arbetslöshetsförsäkring) |
| Arbetsgivarintyg eller anställningsintyg | Bekräftar att anställningen funnits, till exempel för bank eller hyresvärd | Ingen uttrycklig lagregel; utfärdas i praktiken på begäran |
| Tjänstgöringsintyg | Anställningstid, omfattning och arbetsuppgifter, utan omdöme | Ingen uttrycklig lagregel; kollektivavtal kan ge rätt till intyg |
| Tjänstgöringsbetyg | Som intyget, plus ett omdöme om hur arbetet utförts | Ingen uttrycklig lagregel; omdömet är frivilligt |
Lagen (2024:506) om arbetslöshetsförsäkring gäller sedan 1 oktober 2025. Fråga a-kassan vilka uppgifter den behöver.
Utrustning, behörigheter och personuppgifter
Gå igenom vad den anställda har fått ut: nycklar, passerkort, dator, telefon, kort och arbetskläder. Har ni en nyckelkvittens från starten är det enkelt att stämma av. Stäng konton och behörigheter senast sista dagen, och byt lösenord till gemensamma konton som personen haft tillgång till. Finns ett sekretessavtal är avslutningssamtalet ett bra tillfälle att påminna om det.
Personuppgifter om den som slutat får bara sparas så länge det finns ett ändamål. IMY skriver att det som regel inte finns stöd för att spara e-postkontot eller uppgifter om tidigare anställda på företagets hemsida, och att de bör tas bort så snart som möjligt, normalt inom en månad. Vissa uppgifter måste däremot sparas, till exempel löneunderlag som är räkenskapsinformation enligt bokföringslagen. Begränsa då vem som har tillgång till dem.
När den anställda säger upp sig själv
Uppsägningstiden är minst en månad för både arbetsgivare och arbetstagare (11 § LAS). Kollektivavtal kan ha andra regler. De längre uppsägningstider som lagen ger vid lång anställningstid gäller när arbetsgivaren säger upp, inte när den anställda gör det.
Be om uppsägningen skriftligt, eller bekräfta en muntlig uppsägning skriftligt med datum för sista arbetsdag. Den anställda kan använda mallen för egen uppsägning. Sägs anställningen upp av arbetsgivaren gäller andra regler om saklig grund, varsel och turordning, och då är det klokt att ta juridisk hjälp innan beskedet lämnas.
Vanliga misstag
- Att semesterersättningen betalas ut för sent. Gränsen är en månad efter att anställningen upphört.
- Att förskottssemester dras av när anställningen upphört på grund av sjukdom eller arbetsbrist – i de fallen får avdraget som regel inte göras.
- Att kontot stängs först veckor efter sista dagen. Konton och behörigheter bör stängas senast sista arbetsdagen.
- Att e-postkontot och presentationen på hemsidan ligger kvar i månader.
- Att överlämningen inte planeras. Då försvinner kunskap om kunder, leverantörer och pågående ärenden med personen.
- Att intyget eller betyget skjuts upp. Ju längre tid som går, desto svårare är det att skriva något konkret.
Fyll i checklista offboarding online
Bocka av det du redan har gjort så får du en färdig checklista som PDF eller Word – gratis, direkt i webbläsaren. Uppgifterna lämnar aldrig din enhet. Punkter du inte bockar av blir tomma rutor att kryssa i senare.
- Grunduppgifter
Dina svar sparas i den här fliken tills du stänger den – inget skickas någonstans.
Vanliga frågor om checklista offboarding
När ska semesterersättning betalas ut?
Utan oskäligt dröjsmål och senast en månad efter att anställningen upphört, enligt 30 § semesterlagen. Går ersättningen inte att räkna ut inom en månad ska den betalas inom en vecka efter att hindret upphört.
Har en anställd rätt till tjänstgöringsintyg?
Det finns ingen uttrycklig lagregel om tjänstgöringsintyg eller tjänstgöringsbetyg. Rätten kan finnas i kollektivavtal, och det är vanligt att arbetsgivare utfärdar intyg på begäran. Uppgifter till a-kassan är däremot en lagstadgad skyldighet när a-kassan begär dem.
Hur länge får man spara uppgifter om en tidigare anställd?
Bara så länge det behövs för ändamålet. Enligt IMY bör e-postkonto och uppgifter på hemsidan normalt tas bort inom en månad. Löneunderlag som är räkenskapsinformation ska däremot sparas till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades (7 kap. 2 § bokföringslagen).
Får arbetsgivaren dra av förskottssemester från slutlönen?
Ja, semesterlön som betalats i förskott får dras av från semesterersättningen enligt 29 a § semesterlagen. Avdraget får bland annat inte göras om anställningen upphört på grund av den anställdas sjukdom, vid uppsägning från arbetsgivaren av skäl som inte gäller den anställda personligen (utom vid konkurs), eller om förskottet betalades mer än fem år före anställningens slut.
Kan jag ladda ner checklista offboarding i Word?
Ja. Checklista offboarding finns både som Word-fil (.docx) och som PDF – välj format med knapparna högst upp på sidan. Word-versionen går att redigera om du vill ändra formuleringar eller lägga till egna villkor först, medan PDF:en är färdig att skriva ut och skriva under. Båda filerna skapas direkt i din webbläsare: inget konto, ingen e-postadress.