Tidrapport – gratis mall och guide

Vad tidrapporten bör innehålla

• Namn på den som rapporterar, samt period rapporten avser.
• Datum och veckodag för varje arbetspass.
• Start- och sluttid samt rast.
• Summerad arbetad tid per dag och för perioden.
• Uppdrag, projekt eller kostnadsställe – nödvändigt om tiden ska faktureras vidare.
• Övertid och OB-tid separat redovisad.
• Frånvaro: sjukdom, semester, vab eller annan ledighet.
• Underskrift av den anställde och attest av chef.

Tidrapport för timanställda

För den som är timanställd är tidrapporten själva löneunderlaget: utan rapport ingen lön. Rapportera varje pass för sig med start, slut och rast, och låt chefen attestera innan rapporten går till lön – då blir det inga diskussioner om timmarna i efterhand. Läggs passen i förväg i ett arbetsschema går rapporten lätt att stämma av mot schemat.

Semesterersättning för timanställda betalas ofta ut löpande med lönen, med 12 procent enligt semesterlagens procentregel. Enligt semesterlagen kan det avtalas bara när anställningen är avsedd att vara högst tre månader (5 §); för längre anställningar behövs stöd i kollektivavtal. Den ska då synas som en egen post på lönespecifikationen, inte bakas in i timlönen. Arbetar du deltid räknas timmar utöver din avtalade arbetstid som mertid, och först timmar utöver heltid som övertid – båda ska gå att läsa ut ur rapporten.

• En rad per arbetspass, även korta pass samma dag.
• Rast som inte är arbetstid dras av; betald måltidsrast enligt kollektivavtal anges separat.
• OB-tid (kväll, natt, helg) markeras i anmärkningskolumnen med klockslag.
• Sjukdom och vab noteras även om passet inte blev av – det styr karens och sjuklön.
• Lämna rapporten senast den dag arbetsgivaren angett som lönebrytpunkt.

Tidrapport i Excel, PDF eller Word

Excel-versionen räknar åt dig. Skriv start, slut och rast så räknas timmarna ut per pass – även pass som går över midnatt – och summeras för perioden. Över- och mertid och OB skriver du som en del av dagens timmar, och arket räknar fram ordinarie tid och summorna. Den har 31 rader, alltså plats för en hel månad, och en egen del för frånvaro.

Vill du skriva för hand laddar du ner PDF:en och skriver ut den, och Word-filen passar om du vill anpassa kolumnerna. Du kan också fylla i rapporten direkt här på sidan och få ett färdigt dokument med dina uppgifter.

Övertid och arbetstidslagen

Arbetstidslagen sätter gränser som tidrapporteringen ska göra möjliga att kontrollera: allmän övertid får som huvudregel uppgå till högst 200 timmar per arbetstagare och kalenderår, och den ordinarie arbetstiden får vara högst 40 timmar i veckan i genomsnitt.

Arbetsgivaren är skyldig att föra anteckningar om jourtid, övertid och mertid. Kollektivavtal kan ge andra ramar än lagens – kontrollera vad som gäller hos er innan ni sätter rutinen.

Tidrapport för fakturering

Fakturerar du på löpande räkning är tidrapporten själva underlaget för fakturan. Specificera datum, antal timmar och vad som utförts – en faktura med enbart ”konsulttimmar oktober” inbjuder till diskussion. Har du flera kunder, gör en rapport per kund och period, så blir varje faktura och dess underlag ett par.

Bifoga gärna tidrapporten till fakturan. Det minskar antalet frågor, snabbar upp betalningen och gör det enklare att styrka arbetet om en tvist skulle uppstå. Uteblir betalningen ändå är nästa steg en betalningspåminnelse.

Resor i uppdraget redovisas separat: körda mil i en körjournal och traktamente vid övernattning enligt Skatteverkets schablonbelopp.