Tidrapport – gratis mall och guide
En tidrapport dokumenterar arbetad tid: när arbetet utfördes, hur länge och på vilket uppdrag. Den används som underlag för löneutbetalning, för fakturering på löpande räkning och för att hålla koll på projektens verkliga kostnad.
För arbetsgivare finns dessutom ett regelverk att förhålla sig till. Arbetstidslagen kräver att jourtid, övertid och mertid registreras, och Arbetsmiljöverket kan begära ut underlaget.
Hämta mallen gratis
Välj PDF för att skriva ut och skriva under, eller Word om du vill ändra i mallen först. Filen skapas i din webbläsare – inget konto, ingen e-postadress.
Vad tidrapporten bör innehålla
- Namn på den som rapporterar, samt period rapporten avser.
- Datum och veckodag för varje arbetspass.
- Start- och sluttid samt rast.
- Summerad arbetad tid per dag och för perioden.
- Uppdrag, projekt eller kostnadsställe – nödvändigt om tiden ska faktureras vidare.
- Övertid och OB-tid separat redovisad.
- Frånvaro: sjukdom, semester, vab eller annan ledighet.
- Underskrift av den anställde och attest av chef.
Tidrapport för timanställda
För den som är timanställd är tidrapporten själva löneunderlaget: utan rapport ingen lön. Rapportera varje pass för sig med start, slut och rast, och låt chefen attestera innan rapporten går till lön – då blir det inga diskussioner om timmarna i efterhand.
Semesterersättning för timanställda betalas ofta ut löpande med lönen, med 12 procent enligt semesterlagens procentregel. Den ska då synas som en egen post på lönespecifikationen, inte bakas in i timlönen. Arbetar du deltid räknas timmar utöver din avtalade arbetstid som mertid, och först timmar utöver heltid som övertid – båda ska gå att läsa ut ur rapporten.
- En rad per arbetspass, även korta pass samma dag.
- Rast som inte är arbetstid dras av; betald måltidsrast enligt kollektivavtal anges separat.
- OB-tid (kväll, natt, helg) markeras i anmärkningskolumnen med klockslag.
- Sjukdom och vab noteras även om passet inte blev av – det styr karens och sjuklön.
- Lämna rapporten senast den dag arbetsgivaren angett som lönebrytpunkt.
Skriv ut eller fyll i på skärmen
Mallen laddas ner som PDF att skriva ut och fylla i för hand, eller som Word-fil om du vill anpassa kolumnerna. Du kan också fylla i rapporten direkt här på sidan och få ett färdigt dokument med dina uppgifter. Vill du att timmarna ska summeras automatiskt är ett kalkylark bättre – tidrapporten här är gjord för dokumentation, underskrift och attest.
Övertid och arbetstidslagen
Arbetstidslagen sätter gränser som tidrapporteringen ska göra möjliga att kontrollera: allmän övertid får som huvudregel uppgå till högst 200 timmar per arbetstagare och kalenderår, och den ordinarie arbetstiden får vara högst 40 timmar i veckan i genomsnitt.
Arbetsgivaren är skyldig att föra anteckningar om jourtid, övertid och mertid. Kollektivavtal kan ge andra ramar än lagens – kontrollera vad som gäller hos er innan ni sätter rutinen.
Tidrapport vid fakturering
Fakturerar du på löpande räkning är tidrapporten själva underlaget för fakturan. Specificera datum, antal timmar och vad som utförts – en faktura med enbart ”konsulttimmar oktober” inbjuder till diskussion.
Bifoga gärna tidrapporten till fakturan. Det minskar antalet frågor, snabbar upp betalningen och gör det enklare att styrka arbetet om en tvist skulle uppstå. Uteblir betalningen ändå är nästa steg en betalningspåminnelse.
Fyll i tidrapport online
Svara på frågorna så får du ett färdigt dokument som PDF eller Word – gratis, direkt i webbläsaren. Uppgifterna lämnar aldrig din enhet. Inget fält är obligatoriskt: det du lämnar tomt blir ifyllnadslinjer i dokumentet.
- Grunduppgifter
- Arbetad tid
- Frånvaro
- Summering
- Ladda ner
Vanliga frågor om tidrapport
Måste arbetsgivaren registrera arbetstid?
Ja. Enligt arbetstidslagen ska arbetsgivaren föra anteckningar om jourtid, övertid och mertid, och underlaget ska kunna visas för Arbetsmiljöverket. Kollektivavtal kan ställa ytterligare krav på tidredovisningen.
Hur mycket övertid får man arbeta?
Allmän övertid får som huvudregel uppgå till högst 200 timmar per arbetstagare och kalenderår enligt arbetstidslagen, med möjlighet till extra övertid under särskilda förutsättningar. Många kollektivavtal har egna regler som gäller i stället.
Måste timanställda lämna tidrapport?
Det finns inget lagkrav riktat mot den anställde, men i praktiken ja: lönen för en timanställd räknas fram ur rapporterad tid, och arbetsgivaren är skyldig att kunna visa arbetad tid, övertid och mertid. Kommer ni överens om ett datum varje månad då rapporten ska vara inne slipper båda parter sena löner.
Hur länge ska tidrapporter sparas?
Utgör de underlag för lön och fakturering ingår de i räkenskapsinformationen och ska sparas i sju år enligt bokföringslagen. Anteckningar enligt arbetstidslagen ska kunna visas upp vid tillsyn.
Kan jag ladda ner tidrapport i Word?
Ja. Tidrapport finns både som Word-fil (.docx) och som PDF – välj format med knapparna högst upp på sidan. Word-versionen går att redigera om du vill ändra formuleringar eller lägga till egna villkor först, medan PDF:en är färdig att skriva ut och skriva under. Båda filerna skapas direkt i din webbläsare: inget konto, ingen e-postadress.