Kvittomall – gratis mall och guide

Vad ska ett kvitto innehålla?

För att fungera som verifikation enligt bokföringslagen bör kvittot innehålla:

• Datum för betalningen.
• Säljarens namn och – för företag – organisationsnummer och momsregistreringsnummer.
• Köparens namn (krävs inte vid enkel kontantförsäljning, men gör kvittot starkare som bevis).
• Vad betalningen avser: vara eller tjänst, specificerat.
• Belopp, och för momspliktig försäljning momsbeloppet och momssatsen.
• Betalningssätt: kontant, Swish, kort eller banköverföring.
• Säljer ett momsregistrerat företag till ett annat företag för mer än 4 000 kr inklusive moms måste kvittot innehålla samma uppgifter som en fullständig faktura, bland annat köparens namn och adress, löpnummer och pris per enhet exklusive moms.

Så skriver du ett kvitto som privatperson

Säljer du något privat räcker det med ett enkelt skriftligt kvitto – handskrivet eller utskrivet – som visar vem som betalat vad till vem, när och för vad. Bokföringslagen gäller bara den som är bokföringsskyldig, och en privatperson blir det först när hen bedriver näringsverksamhet (2 kap. 6 § bokföringslagen). Momsraderna i mallen lämnar du tomma.

Det här bör kvittot innehålla:

• Datum för betalningen.
• Säljarens och köparens namn, gärna med telefonnummer eller adress.
• Vad som sålts, så att det går att identifiera – till exempel märke, modell och serie- eller registreringsnummer.
• Beloppet, gärna både i siffror och med bokstäver.
• Hur betalningen gjordes: kontant, Swish eller banköverföring.
• Underskrift av den som tagit emot pengarna och namnförtydligande.

Kvitto vid privatköp – komplementet till köpekontraktet

Vid större privatköp – bil, båt, möbler – är köpekontraktet huvuddokumentet och kvittot beviset på att betalningen fullgjorts. Skriv kvitto när hela beloppet betalats, eller delkvitton vid handpenning och slutbetalning. Notera betalningssättet: en Swish-betalning är i sig spårbar, medan ett kontantköp utan kvitto är omöjligt att bevisa i efterhand.

Kvittens – när något tas emot utan att vara ett köp

En kvittens – ibland kallad mottagningskvitto – är en skriftlig bekräftelse på att pengar eller en sak har tagits emot, utan att det behöver vara en försäljning. Vanliga fall är deposition vid uthyrning, handpenning i väntan på slutbetalning, en amortering på ett privat lån enligt ett skuldebrev, eller nycklar och utrustning som lämnas över – mer om det i nästa avsnitt.

Mallen fungerar som kvittens rakt av: skriv under "betalningen avser" vad som tagits emot och varför, lämna momsraderna tomma om det inte är en momspliktig försäljning, och låt gärna båda parter skriva under. Ett räntefritt lån eller en deposition kvitteras på samma sätt som ett köp – det är beloppet, datumet och underskriften som gör kvittensen värdefull.

Kvitto för avlämnat eller mottaget (kvittens)

När det du lämnar ifrån dig inte är pengar utan en sak – nycklar, en dator, verktyg eller originalhandlingar – är det ett överlämningskvitto du behöver. För dig som lämnar är det en kvittens på avlämnat, för mottagaren en kvittens på mottaget: samma papper, där mottagaren skriver under på vad hen tagit emot. Skriv vad som lämnas över med antal och märkning eller serienummer, datum för överlämningen och skicket om det spelar roll. Det är de uppgifterna du har att visa den dag någon undrar vad som faktiskt lämnades.

Kvittomallen fungerar på samma sätt som för pengar: beskriv saken under "betalningen avser" och lämna beloppsraderna tomma. Fyller du i mallen online kan du också byta rubrikerna och texten om mottaget belopp. Gäller det nycklar, taggar eller passerkort finns en färdig nyckelkvittens med rader för både utlämning och återlämning.

Kvitto, faktura eller kassakvitto?

Kvittot bekräftar en genomförd betalning. Fakturan är i vardagligt tal ett betalningskrav som skickas före betalning. Momsrättsligt avgör innehållet, inte namnet: säljer ett momsregistrerat företag till ett annat företag ska underlaget innehålla fakturauppgifterna, även om det kallas kvitto – behöver du fakturera använder du ett faktureringsverktyg, till exempel gratistjänsten skapafaktura.nu. Företag som säljer varor och tjänster mot kontant- eller kortbetalning i butiksliknande verksamhet omfattas dessutom av kassaregisterkrav med certifierat kassakvitto – där räcker inte en kvittomall.

Vanliga misstag att undvika

• Momsen specificeras inte – företagskunder behöver momsbeloppet för sin bokföring; utan det är kvittot en sämre verifikation.
• "Diverse" som specifikation – skriv vad som faktiskt såldes; ospecificerade kvitton underkänns lätt.
• Handpenning utan kvitto – varje delbetalning ska kvitteras med belopp och vad som återstår.
• Inget exemplar till var part – skriv två original eller fota kvittot; säljare och köpare behöver var sitt.