Kvittomall – gratis mall och guide

Vad ska ett kvitto innehålla?

För att fungera som verifikation enligt bokföringslagen bör kvittot innehålla:

• Datum för betalningen.
• Säljarens namn och – för företag – organisationsnummer och momsregistreringsnummer.
• Köparens namn (krävs inte vid enkel kontantförsäljning, men gör kvittot starkare som bevis).
• Vad betalningen avser: vara eller tjänst, specificerat.
• Belopp, och för momspliktig försäljning momsbeloppet och momssatsen.
• Betalningssätt: kontant, Swish, kort eller banköverföring.

Kvitto vid privatköp – komplementet till köpekontraktet

Vid större privatköp – bil, båt, möbler – är köpekontraktet huvuddokumentet och kvittot beviset på att betalningen fullgjorts. Skriv kvitto när hela beloppet betalats, eller delkvitton vid handpenning och slutbetalning. Notera betalningssättet: en Swish-betalning är i sig spårbar, medan ett kontantköp utan kvitto är omöjligt att bevisa i efterhand.

Kvittens – när något tas emot utan att vara ett köp

En kvittens är en skriftlig bekräftelse på att pengar eller en sak har tagits emot, utan att det behöver vara en försäljning. Vanliga fall är deposition vid uthyrning, handpenning i väntan på slutbetalning, en amortering på ett privat lån enligt ett skuldebrev, eller nycklar och utrustning som lämnas tillbaka.

Mallen fungerar som kvittens rakt av: skriv under "betalningen avser" vad som tagits emot och varför, lämna momsraderna tomma om det inte är en momspliktig försäljning, och låt gärna båda parter skriva under. Ett räntefritt lån eller en deposition kvitteras på samma sätt som ett köp – det är beloppet, datumet och underskriften som gör kvittensen värdefull.

Kvitto, faktura eller kassakvitto?

Kvittot bekräftar en genomförd betalning. Fakturan är ett betalningskrav som skickas före betalning – behöver du fakturera använder du ett faktureringsverktyg, till exempel gratistjänsten skapafaktura.nu. Företag som säljer varor och tjänster mot kontant- eller kortbetalning i butiksliknande verksamhet omfattas dessutom av kassaregisterkrav med certifierat kassakvitto – där räcker inte en kvittomall.

Vanliga misstag att undvika

• Momsen specificeras inte – företagskunder behöver momsbeloppet för sin bokföring; utan det är kvittot en sämre verifikation.
• "Diverse" som specifikation – skriv vad som faktiskt såldes; ospecificerade kvitton underkänns lätt.
• Handpenning utan kvitto – varje delbetalning ska kvitteras med belopp och vad som återstår.
• Inget exemplar till var part – skriv två original eller fota kvittot; säljare och köpare behöver var sitt.