Protokoll – gratis mall för möten
Ett protokoll dokumenterar vad ett möte kom fram till. Poängen är inte att återge diskussionen ordagrant, utan att den som läser protokollet långt senare ska förstå exakt vad som beslutades, av vilka och när.
Mallen är allmän och passar de flesta möten. För specifika mötestyper finns mer detaljerade mallar: styrelseprotokoll för aktiebolag, årsmötesprotokoll och konstituerande möte för föreningar, samt byggmötesprotokoll för entreprenader.
Hämta mallen gratis
Välj PDF för att skriva ut och skriva under, eller Word om du vill ändra i mallen först. Filen skapas i din webbläsare – inget konto, ingen e-postadress.
Beslutsprotokoll eller diskussionsprotokoll?
Ett beslutsprotokoll redovisar bara vad som beslutades. Det är kort, entydigt och det vanligaste i styrelser och arbetsgrupper.
Ett diskussionsprotokoll återger även argumenten som fördes fram. Det tar längre tid att skriva och kan skapa onödig friktion – men är värdefullt när beslutet är kontroversiellt och eftervärlden behöver förstå varför man landade som man gjorde.
Vad protokollet ska innehålla
- Vilken organisation eller grupp mötet gäller.
- Datum, tid och plats – samt om mötet var digitalt.
- Närvarande och frånvarande, samt vem som var ordförande och sekreterare.
- Numrerade punkter som följer dagordningen.
- Besluten, formulerade fristående: vem ska göra vad, och när.
- Eventuella reservationer eller avvikande meningar.
- Underskrifter av sekreterare, ordförande och justerare.
Att formulera beslut
Den vanligaste bristen i protokoll är beslut som inte går att verkställa. ”Frågan om nya medlemsavgifter diskuterades” säger ingenting om vad som ska hända.
Skriv i stället vem, vad och när: ”Mötet beslutade att höja medlemsavgiften till 300 kr från och med 1 januari. Kassören uppdaterar avgiftsuppgifterna senast 15 december.” Då vet både den som ska agera och den som läser i efterhand exakt vad som gäller.
Fyll i protokoll online
Svara på frågorna så får du ett färdigt dokument som PDF eller Word – gratis, direkt i webbläsaren. Uppgifterna lämnar aldrig din enhet. Inget fält är obligatoriskt: det du lämnar tomt blir ifyllnadslinjer i dokumentet.
- Grunduppgifter
- Närvarande
- § 1 Mötets öppnande och dagordning
- § 2
- § 3
- § 4
- § 5 Övriga frågor
- § 6 Nästa möte och avslutning
- Ladda ner
Vanliga frågor om protokoll
Måste ett protokoll justeras?
Inte enligt lag för alla mötestyper, men det är standard och gör protokollet betydligt starkare som dokumentation. Justeraren intygar att protokollet stämmer med vad som faktiskt beslutades. För aktiebolagens styrelseprotokoll finns särskilda regler om undertecknande.
Hur länge ska protokoll sparas?
Föreningar bör spara protokoll permanent – de är organisationens minne och behövs vid revision, ägarbyten och tvister. För aktiebolag ska styrelse- och stämmoprotokoll förvaras betryggande, och material som ingår i räkenskapsinformationen omfattas av bokföringslagens sjuårsregel.
Kan protokoll skrivas under digitalt?
Ja, digital signering är fullt användbar och vanlig. Se till att de signerade versionerna arkiveras samlat så att de går att hitta senare.
Kan jag ladda ner protokoll i Word?
Ja. Protokoll finns både som Word-fil (.docx) och som PDF – välj format med knapparna högst upp på sidan. Word-versionen går att redigera om du vill ändra formuleringar eller lägga till egna villkor först, medan PDF:en är färdig att skriva ut och skriva under. Båda filerna skapas direkt i din webbläsare: inget konto, ingen e-postadress.