Konstituerande möte – protokoll, dagordning och guide

Vem kallar, och vem får delta?

I en ideell förening kallar normalt den nyvalda ordföranden, eller sammankallande om ordförande ännu inte utsetts. Det är den nyvalda styrelsen som deltar och fattar besluten – avgående ledamöter som inte valts om har ingen rösträtt, även om de gärna får närvara för överlämning. Lämnar någon styrelsen mitt i mandatperioden görs det med ett skriftligt avgångsbesked.

I aktiebolag hålls det konstituerande styrelsemötet efter bolagsstämman, och där gäller aktiebolagslagens vanliga regler om kallelse och beslutsförhet.

Det konstituerande mötet är det enda styrelsemötet med i praktiken given dagordning. För de ordinarie mötena som följer under året finns en allmän protokollmall – samma justeringskrav, men utan de fasta punkterna.

Dagordning för konstituerande möte

På mötet beslutar den nya styrelsen om roller, firmateckning, attesträtt och mötesplan. Punkterna är i praktiken desamma i förening som i bolag, och dagordningen nedan följer samma ordning som protokollmallen – du kan använda den som den är:

• 1. Mötets öppnande.
• 2. Val av mötesordförande, sekreterare och justerare, och fråga om mötet är behörigt sammankallat och beslutsfört.
• 3. Konstituering: vem blir ordförande (om årsmötet inte redan valt en), vice ordförande, sekreterare och kassör.
• 4. Firmateckning – vem eller vilka som får företräda föreningen och underteckna avtal. Vanligast är två i förening, eller ordförande och kassör var för sig upp till ett visst belopp.
• 5. Attesträtt och rätt att disponera bankkonton.
• 6. Eventuella arbetsgrupper, utskott eller ansvarsområden.
• 7. Mötesplan för det kommande verksamhetsåret.
• 8. Beslut om vem som anmäler ändringarna till bank, Bolagsverket eller Skatteverket.
• 9. Mötets avslutande.

Firmateckningen är den viktigaste punkten

Firmateckningen avgör vem som juridiskt kan binda föreningen. Skriv den exakt: ”Föreningens firma tecknas av ordföranden och kassören var för sig” betyder något helt annat än ”…av ordföranden och kassören i förening”. Det första ger var och en full behörighet, det andra kräver båda underskrifterna.

En vanlig och rimlig lösning är två i förening för större belopp, och var för sig upp till en beloppsgräns för löpande utgifter. Ange beloppsgränsen i protokollet.

Vanliga misstag att undvika

• Mötet hålls aldrig – styrelsen är vald men rollerna är oklara, och ingen kan formellt teckna firman.
• Firmateckningen formuleras luddigt – banken accepterar inte tolkningar, den läser protokollet bokstavligt.
• Personnummer saknas – banken och Bolagsverket behöver fullständiga uppgifter på firmatecknarna.
• Protokollet justeras inte – ett ojusterat protokoll är i praktiken ett utkast.