Konstituerande möte – protokoll, dagordning och guide
Ett konstituerande möte är styrelsens första möte efter att den valts. Där konstituerar sig styrelsen, alltså fördelar posterna internt: ordförande om årsmötet inte redan valt en, sekreterare, kassör och firmatecknare.
Mötet hålls normalt i direkt anslutning till årsmötet eller bolagsstämman, medan alla ändå är samlade. Protokollet är det dokument banken kräver för att ge den nya styrelsen tillgång till föreningens konto – utan det står ni still.
Hämta mallen gratis
Välj PDF för att skriva ut och skriva under, eller Word om du vill ändra i mallen först. Filen skapas i din webbläsare – inget konto, ingen e-postadress.
Vem kallar, och vem får delta?
I en ideell förening kallar normalt den nyvalda ordföranden, eller sammankallande om ordförande ännu inte utsetts. Det är den nyvalda styrelsen som deltar och fattar besluten – avgående ledamöter som inte valts om har ingen rösträtt, även om de gärna får närvara för överlämning.
I aktiebolag hålls det konstituerande styrelsemötet efter bolagsstämman, och där gäller aktiebolagslagens vanliga regler om kallelse och beslutsförhet.
Det konstituerande mötet är det enda styrelsemötet med i praktiken given dagordning. För de ordinarie mötena som följer under året finns en allmän protokollmall – samma justeringskrav, men utan de fasta punkterna.
Vad beslutas på mötet?
Punkterna är i praktiken desamma i förening som i bolag:
- Val av mötesordförande, sekreterare och justerare för mötet.
- Konstituering: vem blir ordförande, vice ordförande, sekreterare och kassör.
- Firmateckning – vem eller vilka som får företräda föreningen och underteckna avtal. Vanligast är två i förening, eller ordförande och kassör var för sig upp till ett visst belopp.
- Attesträtt och rätt att disponera bankkonton.
- Eventuella arbetsgrupper, utskott eller ansvarsområden.
- Mötesplan för det kommande verksamhetsåret.
- Beslut om vem som anmäler ändringarna till bank, Bolagsverket eller Skatteverket.
Firmateckningen är den viktigaste punkten
Firmateckningen avgör vem som juridiskt kan binda föreningen. Skriv den exakt: ”Föreningens firma tecknas av ordföranden och kassören var för sig” betyder något helt annat än ”…av ordföranden och kassören i förening”. Det första ger var och en full behörighet, det andra kräver båda underskrifterna.
En vanlig och rimlig lösning är två i förening för större belopp, och var för sig upp till en beloppsgräns för löpande utgifter. Ange beloppsgränsen i protokollet.
Vanliga misstag att undvika
- Mötet hålls aldrig – styrelsen är vald men rollerna är oklara, och ingen kan formellt teckna firman.
- Firmateckningen formuleras luddigt – banken accepterar inte tolkningar, den läser protokollet bokstavligt.
- Personnummer saknas – banken och Bolagsverket behöver fullständiga uppgifter på firmatecknarna.
- Protokollet justeras inte – ett ojusterat protokoll är i praktiken ett utkast.
Fyll i konstituerande möte online
Svara på frågorna så får du ett färdigt dokument som PDF eller Word – gratis, direkt i webbläsaren. Uppgifterna lämnar aldrig din enhet. Inget fält är obligatoriskt: det du lämnar tomt blir ifyllnadslinjer i dokumentet.
- Grunduppgifter
- Närvarande
- § 1 Mötets öppnande och formalia
- § 2 Konstituering av styrelsen
- § 3 Firmateckning
- § 4 Bank och attest
- § 5 Övriga beslut
- Ladda ner
Vanliga frågor om konstituerande möte
Måste man ha ett konstituerande möte?
Det finns inget uttryckligt lagkrav för ideella föreningar, men det behövs i praktiken: utan det saknas beslut om vem som är ordförande och vem som tecknar firman. Många stadgar föreskriver dessutom uttryckligen att styrelsen ska konstituera sig efter årsmötet.
Vem kallar till konstituerande möte?
Normalt den nyvalda ordföranden, eller den som varit sammankallande om ordförande inte utsetts av årsmötet. I praktiken hålls mötet oftast direkt efter årsmötet, och då räcker det att styrelsen stannar kvar.
Vad är skillnaden mot ett vanligt styrelsemöte?
Det konstituerande mötet handlar om att fördela roller och besluta om firmateckning för det nya verksamhetsåret. Därefter tar de ordinarie styrelsemötena vid, där löpande verksamhet behandlas.
Måste protokollet skickas någonstans?
Till banken, om firmateckningen ändrats – det är nästan alltid nödvändigt. Bostadsrättsföreningar och andra registrerade föreningar anmäler dessutom styrelseändringar till Bolagsverket, och har föreningen arbetsgivaransvar kan Skatteverket behöva uppgifterna.
Kan jag ladda ner konstituerande möte i Word?
Ja. Konstituerande möte finns både som Word-fil (.docx) och som PDF – välj format med knapparna högst upp på sidan. Word-versionen går att redigera om du vill ändra formuleringar eller lägga till egna villkor först, medan PDF:en är färdig att skriva ut och skriva under. Båda filerna skapas direkt i din webbläsare: inget konto, ingen e-postadress.