Offertförfrågan – gratis mall och guide

Vad ska en offertförfrågan innehålla?

• Vem du är och vem leverantören ska prata med: namn, företag, telefon och e-post.
• Vad som ska göras eller levereras: omfattning, mängder, kvalitet och gärna ritningar, bilder eller en specifikation som bilaga.
• Vad som inte ingår – till exempel att du själv river, målar eller står för materialet. Det är här offerterna oftast glider isär.
• Plats och förutsättningar: adress, åtkomst, parkering, tillgång till el och vatten.
• Tidplan: önskad start och när arbetet eller leveransen ska vara klar.
• Vilken prisform du vill ha – fast pris, löpande räkning med takpris eller ungefärligt pris – och att arbete och material ska redovisas var för sig.
• Sista dag för svar och hur länge offerten minst ska gälla.
• Krav på leverantören: F-skatt, försäkring, garantier eller referenser.

Så får du offerter som går att jämföra

Den lägsta offerten blir sällan billigast i slutändan om den räknar med mindre arbete än de andra. Be därför alla leverantörer svara i samma struktur: samma poster, samma prisform, och en uttrycklig lista över vad som inte ingår och vilka antaganden priset bygger på. Be också om timpris för tilläggsarbeten – det är där slutnotan brukar växa.

Prisformen är den viktigaste enskilda frågan i förfrågan, eftersom den avgör vem som bär risken om jobbet blir större än tänkt.

Binder offertförfrågan dig?

Nej. Du kan anta en av offerterna, förhandla vidare eller låta bli att anta någon alls. Det är leverantören som är bunden – av sin offert under den tid som står i den. Svarar du ja inom den tiden har ni ett avtal på offertens villkor. Svarar du ja men med ändringar räknas ditt svar som ett nytt anbud, som leverantören i sin tur kan anta eller avböja.

Skriv därför in de villkor som är viktiga för dig redan i förfrågan, så att de finns med i offerterna från början. Det är mycket svårare att få in dem efteråt. Fråga också om offerten kostar något – har leverantören sagt det i förväg kan du behöva betala för arbetet med att ta fram den.

Offentliga beställare – kommuner, regioner och myndigheter – köper enligt upphandlingslagarna och har egna regler för hur förfrågningar ska utformas och besvaras. Mallen är gjord för företag, föreningar och privatpersoner.

Offertförfrågan till hantverkare – det här ska med

Anlitar du en hantverkare som privatperson gäller konsumenttjänstlagen, och rotavdraget gäller bara arbetskostnaden. Be därför om:

• Arbetskostnad och material redovisade var för sig, så att rotavdraget går att räkna ut.
• Pris både före och efter rotavdrag, och att leverantören skriver att avdraget förutsätter att du har avdragsutrymme kvar för året.
• Hur ändrings- och tilläggsarbeten (ÄTA-arbeten) prissätts och att de ska beställas skriftligt.
• Att leverantören är godkänd för F-skatt och har ansvarsförsäkring.

Vanliga misstag att undvika

• För vag beskrivning – då räknar leverantörerna på olika saker och offerterna går inte att jämföra.
• Olika information till olika leverantörer. Svarar du på en fråga från en av dem, skicka svaret till alla.
• Ingen sista svarsdag – offerterna droppar in under flera veckor och den första hinner gå ut.
• Bara en förfrågan. Utan jämförelse vet du inte om priset är rimligt.
• Du väljer efter totalpriset utan att läsa vad som inte ingår.