Offertförfrågan – gratis mall och guide
En offertförfrågan är ett skriftligt underlag där du beskriver vad du vill köpa och ber leverantörer lämna offert. Den binder inte dig: juridiskt är förfrågan en inbjudan att lämna anbud. Det är offerten som kommer tillbaka som binder leverantören, och först när du antar den har ni ett avtal.
Poängen med förfrågan är jämförbarhet. Skickar du samma underlag till tre leverantörer får du tre offerter som går att ställa mot varandra – i stället för tre olika tolkningar av vad du ville ha. Mallen tar med det som brukar skilja offerterna åt: omfattning, prisform, vad som inte ingår och sista svarsdag.
Hämta mallen gratis
Välj PDF för att skriva ut och skriva under, eller Word om du vill ändra i mallen först. Filen skapas i din webbläsare – inget konto, ingen e-postadress.
Vad ska en offertförfrågan innehålla?
- Vem du är och vem leverantören ska prata med: namn, företag, telefon och e-post.
- Vad som ska göras eller levereras: omfattning, mängder, kvalitet och gärna ritningar, bilder eller en specifikation som bilaga.
- Vad som inte ingår – till exempel att du själv river, målar eller står för materialet. Det är här offerterna oftast glider isär.
- Plats och förutsättningar: adress, åtkomst, parkering, tillgång till el och vatten.
- Tidplan: önskad start och när arbetet eller leveransen ska vara klar.
- Vilken prisform du vill ha – fast pris, löpande räkning med takpris eller ungefärligt pris – och att arbete och material ska redovisas var för sig.
- Sista dag för svar och hur länge offerten minst ska gälla.
- Krav på leverantören: F-skatt, försäkring, garantier eller referenser.
Så får du offerter som går att jämföra
Den billigaste offerten är sällan billigast om den räknar med mindre än de andra. Be därför alla leverantörer svara i samma struktur: samma poster, samma prisform, och en uttrycklig lista över vad som inte ingår och vilka antaganden priset bygger på. Be också om timpris för tilläggsarbeten – det är där slutnotan brukar växa.
Prisformen är den viktigaste enskilda frågan i förfrågan, eftersom den avgör vem som bär risken om jobbet blir större än tänkt.
| Prisform | Vad du får veta | Vem bär risken |
|---|---|---|
| Fast pris | Exakt vad det avtalade arbetet kostar | Leverantören – utom för tilläggsarbeten ni kommer överens om |
| Löpande räkning med takpris | Timpris och materialpåslag, plus ett tak för totalen | Delad – du betalar faktisk tid, men inte över taket |
| Löpande räkning | Timpris och materialpåslag | Du – slutpriset avgörs av hur lång tid jobbet tar |
| Ungefärligt pris | En uppskattning | Delad – mot konsument får priset överskridas med högst 15 procent, om inget annat avtalats |
15-procentsgränsen gäller hantverkstjänster till konsument enligt 36 § konsumenttjänstlagen. Mellan företag gäller det ni avtalar.
Binder offertförfrågan dig?
Nej. Du kan anta en av offerterna, förhandla vidare eller låta bli att anta någon alls. Det är leverantören som är bunden – av sin offert under den tid som står i den. Svarar du ja inom den tiden har ni ett avtal på offertens villkor. Svarar du ja men med ändringar räknas ditt svar som ett nytt anbud, som leverantören i sin tur kan anta eller avböja.
Skriv därför in de villkor som är viktiga för dig redan i förfrågan, så att de finns med i offerterna från början. Det är mycket svårare att få in dem efteråt.
Offentliga beställare – kommuner, regioner och myndigheter – köper enligt upphandlingslagarna och har egna regler för hur förfrågningar ska utformas och besvaras. Mallen är gjord för företag, föreningar och privatpersoner.
Offertförfrågan till hantverkare – det här ska med
Anlitar du en hantverkare som privatperson gäller konsumenttjänstlagen, och ROT-avdraget gäller bara arbetskostnaden. Be därför om:
- Arbetskostnad och material redovisade var för sig, så att ROT-avdraget går att räkna ut.
- Pris både före och efter ROT-avdrag, och att leverantören skriver att avdraget förutsätter att du har utrymme kvar.
- Hur tilläggs- och ändringsarbeten (ÄTA) prissätts och att de ska beställas skriftligt.
- F-skattsedel och ansvarsförsäkring.
Vanliga misstag att undvika
- För vag beskrivning – då räknar leverantörerna på olika saker och offerterna går inte att jämföra.
- Olika information till olika leverantörer. Svarar du på en fråga från en av dem, skicka svaret till alla.
- Ingen sista svarsdag – offerterna droppar in under flera veckor och den första hinner gå ut.
- Bara en förfrågan. Utan jämförelse vet du inte om priset är rimligt.
- Du väljer på totalpriset utan att läsa vad som inte ingår.
Fyll i offertförfrågan online
Svara på frågorna så får du ett färdigt dokument som PDF eller Word – gratis, direkt i webbläsaren. Uppgifterna lämnar aldrig din enhet. Inget fält är obligatoriskt: det du lämnar tomt blir ifyllnadslinjer i dokumentet.
- Avsändare
- Beställare
- Förfrågan avser
- Plats och tid
- Offerten ska innehålla
- Svar
- Ladda ner
Vanliga frågor om offertförfrågan
Är en offertförfrågan bindande?
Nej, inte för dig som skickar den. En offertförfrågan är en inbjudan att lämna offert. Det är leverantörens offert som är bindande för leverantören under giltighetstiden, och avtalet uppstår först när du antar offerten.
Hur många offerter bör jag begära in?
Tre är ett vanligt riktmärke: nog för att se vad som är ett rimligt pris, men inte fler än att du hinner läsa varje offert ordentligt. Vid mindre jobb kan två räcka, vid stora projekt kan fler vara värda besväret.
Vad är skillnaden mellan offertförfrågan och anbudsförfrågan?
I praktiken ingen – båda ber leverantörer lämna pris. Anbudsförfrågan är vanligare i byggbranschen och i offentlig upphandling, offertförfrågan i övrigt näringsliv och bland privatpersoner.
Måste jag meddela de leverantörer som inte fick uppdraget?
Som privat beställare finns ingen sådan skyldighet, men det är god sed och gör det lättare att få svar nästa gång. Offentliga beställare har egna regler om att meddela beslut i upphandlingar.
Kan jag ladda ner offertförfrågan i Word?
Ja. Offertförfrågan finns både som Word-fil (.docx) och som PDF – välj format med knapparna högst upp på sidan. Word-versionen går att redigera om du vill ändra formuleringar eller lägga till egna villkor först, medan PDF:en är färdig att skriva ut och skriva under. Båda filerna skapas direkt i din webbläsare: inget konto, ingen e-postadress.