Riskanalys och riskbedömning – gratis mall med handlingsplan

Vad lagen kräver

Grunden står i 3 kap. 2 a § arbetsmiljölagen: arbetsgivaren ska fortlöpande undersöka riskerna i verksamheten och vidta de åtgärder som behövs. Åtgärder som inte kan göras direkt ska tidsplaneras. Hur det ska gå till preciseras i AFS 2023:1 om systematiskt arbetsmiljöarbete, som gäller sedan 1 januari 2025 och ersatte AFS 2001:1.

• Undersök arbetsförhållandena regelbundet och bedöm riskerna (11 §).
• Dokumentera riskbedömningen skriftligt. Det ska framgå vilka riskerna är och om de är allvarliga (11 §). Kravet gäller oavsett antal anställda.
• Åtgärda riskerna. Det som inte görs direkt ska stå i en skriftlig handlingsplan med när åtgärden ska vara genomförd och vem som ser till att den blir det (13 §).
• Kontrollera att genomförda åtgärder fungerade (13 §).
• Följ upp det systematiska arbetsmiljöarbetet en gång om året (14 §). Med minst tio arbetstagare ska uppföljningen också dokumenteras skriftligt.

Riskanalys, riskbedömning eller risk- och konsekvensanalys?

I föreskrifterna heter det riskbedömning, och det är den termen som har juridisk betydelse. Riskanalys används ofta som synonym i dagligt tal. Risk- och konsekvensanalys är det namn många arbetsplatser och fackförbund använder för den riskbedömning som ska göras innan en ändring i verksamheten genomförs.

Det spelar alltså mindre roll vad dokumentet heter. Det som räknas är att riskerna är undersökta, bedömda, åtgärdade och uppföljda, och att det går att visa på papper.

Så gör du riskbedömningen steg för steg

• Avgränsa vad som bedöms: en avdelning, ett arbetsmoment, en arbetsplats eller en planerad ändring.
• Gå igenom arbetet tillsammans med dem som gör det. Titta på fysiska risker (maskiner, lyft, buller, kemikalier), organisatoriska (arbetsbelastning, arbetstider, ensamarbete) och sociala (samarbete, kränkande särbehandling, hot och våld).
• Skriv en rad per risk: vilket moment det gäller och vad som kan hända.
• Bedöm sannolikheten och konsekvensen på en skala från 1 till 4. Riskvärdet är de två talen multiplicerade.
• Bestäm åtgärd för varje risk som inte är försumbar. Åtgärda det allvarligaste först.
• Fyll i ansvarig och datum för det som inte görs direkt. Det är handlingsplanen.
• Kontrollera efteråt att åtgärden gav effekt och notera datumet i kolumnen Uppföljt.

Riskmatrisen: sannolikhet gånger konsekvens

Arbetsmiljöverket beskriver en risk som sannolikheten för ohälsa eller olycksfall vägd mot hur allvarliga följderna blir. Hur du gör den bedömningen är upp till dig. En riskmatris med skalor från 1 till 4 är en vanlig arbetsmetod, men inget lagkrav. Det föreskriften kräver är att det framgår om risken är allvarlig.

I mallen ger riskvärdet en riskklass: 9–16 är hög risk som åtgärdas omgående, 4–8 är medel och planeras in, 1–3 är låg och bevakas. Excel-filen räknar ut värdet och klassen, färgar raden och visar en sammanställning med antal risker per ruta i matrisen.

Riskbedömning inför ändringar i verksamheten

När du planerar en ändring ska du undersöka om den medför risker och bedöma dem innan den genomförs (11 § andra stycket AFS 2023:1). Det gäller till exempel omorganisation, neddragningar eller nyanställningar, nya arbetstider eller arbetsmetoder, ombyggnad, flytt och ny utrustning.

Gör bedömningen i god tid, så att det går att ändra planen om riskerna visar sig stora. Mallen har en egen del för ändringar där du beskriver vad som ska ändras, när och vilka risker det kan medföra. Riskerna förs sedan in i tabellen som vanligt.

Skyddsombudet och arbetstagarna ska vara med

Arbetstagarna och skyddsombudet ska ges möjlighet att medverka i arbetsmiljöarbetet (6 § AFS 2023:1). På en arbetsplats med minst fem arbetstagare ska det finnas ett skyddsombud, och skyddsombudet ska delta när handlingsplaner upprättas och när nya eller ändrade arbetsmetoder och lokaler planeras (6 kap. 2 och 4 §§ arbetsmiljölagen).

Låt därför skyddsombudet skriva under riskbedömningen tillsammans med ansvarig chef. Underskriften är inget formkrav, men den visar att medverkan har skett.

Vanliga misstag

• Att tro att riskbedömningen bara behöver vara skriftlig från tio anställda. Tiogränsen gäller policy, rutiner, uppgiftsfördelning och dokumentationen av den årliga uppföljningen, inte riskbedömningen och handlingsplanen.
• Att bara titta på fysiska risker. Arbetsbelastning, arbetstider och kränkande särbehandling omfattas också, enligt kraven på organisatorisk och social arbetsmiljö i AFS 2023:2.
• Att skriva åtgärder utan ansvarig eller datum. Då är det ingen handlingsplan.
• Att göra bedömningen efter ändringen i stället för före.
• Att aldrig kontrollera om åtgärden fungerade.