Underhållsplan för brf – gratis mall i Excel

Måste en bostadsrättsförening ha en underhållsplan?

För nya föreningar, ja. Sedan 1 januari 2024 ska den ekonomiska plan som en bostadsrättsförening upprättar innan lägenheterna upplåts innehålla en teknisk underhållsplan som visar fastighetens underhålls- och återinvesteringsbehov de kommande 50 åren (3 kap. 1 a § bostadsrättslagen).

För en förening som redan finns står det inget uttryckligt krav på underhållsplan i bostadsrättslagen. I praktiken behövs den ändå. Stadgarna ska ange grunderna för avsättning av medel för att säkerställa underhållet av föreningens hus (9 kap. 5 § första stycket 7), och i förvaltningsberättelsen ska föreningen upplysa om den har eller inte har en aktuell underhållsplan (Bokföringsnämndens allmänna råd BFNAR 2023:1, punkt 2). Plan- och bygglagen kräver dessutom att byggnaden underhålls så att dess tekniska egenskaper i huvudsak bevaras (8 kap. 14 §).

Vad ska en underhållsplan innehålla?

Det finns inget föreskrivet format. Det som gör planen användbar är att den bygger på husets faktiska skick och att den går att räkna på.

• Grunduppgifter: fastighet, byggår, antal lägenheter och yta, när planen upprättades och senast reviderades.
• En rad per byggnadsdel: tak, fasad, fönster och balkonger, stammar och avlopp, värme och ventilation, el, hiss, trapphus, tvättstuga, mark och gård.
• För varje byggnadsdel: vilken åtgärd, planerat år, beräknad kostnad och hur ofta åtgärden återkommer.
• Lagstyrda besiktningar och kontroller: OVK, hissbesiktning och sotning med senaste och nästa datum.
• En summering per år, så att de dyra åren syns i förväg.
• Underhållsfondens saldo och planerad avsättning per år.
• Vem som tagit fram planen och vilken besiktning den bygger på.

Så räknar Excel-filen

Varje åtgärd skrivs på en rad med byggnadsdel, åtgärd, år, kostnad och intervall. Intervallet visar när åtgärden kommer tillbaka, så att en ommålning vart tionde år inte glöms bort efter första gången. Filen summerar kostnaderna per år och visar hur stor avsättning som behövs till underhållsfonden för att täcka dem.

Jämför avsättningen med föreningens resultat. Föreningen ska redovisa nyckeltalet sparande per kvadratmeter i förvaltningsberättelsen (6 kap. 3 a § årsredovisningslagen), beräknat på årets resultat ökat med avskrivningar, utrangeringar och kostnaden för planerat underhåll, justerat för väsentliga poster utanför den normala verksamheten (BFNAR 2023:1, punkt 8). Räcker sparandet inte till det underhållsplanen visar, behöver årsavgiften ses över.

Hur ofta behöver tak, fasad och stammar åtgärdas?

Det finns inga lagstadgade intervall för underhåll av en byggnad. Livslängden beror på material, utförande och hur väl huset har skötts. Bygg därför planen på en besiktning av huset, inte på schabloner. Tabellen visar exempel på intervall som förekommer i underhållsplaner.

Lagstyrda besiktningar ska också in i planen. Ägaren ska se till att ventilationen kontrolleras regelbundet (OVK, 5 kap. 1 § plan- och byggförordningen), och hissar och andra motordrivna anordningar ska besiktigas med intervall mellan sex månader och sex år (5 kap. 8 §). Stambyte är för många föreningar den största enskilda åtgärden och brukar planeras utifrån en inspektion av rören.

Avsättning till underhållsfonden

Hur mycket föreningen ska avsätta varje år styrs av stadgarna, som ska ange grunderna för avsättningen. Vanligt är att stadgarna hänvisar till underhållsplanen och att styrelsen beslutar om avsättningen varje år. Anteckna beslutet i styrelseprotokollet och lägg revideringen av planen i föreningens årshjul.

Hur avsättningen redovisas i årsredovisningen är en fråga för föreningens ekonomiska förvaltare och revisor. Underhållsplanen ger beloppen, redovisningen visar dem.

När en stor åtgärd närmar sig: ta in anbud från flera entreprenörer med samma offertförfrågan, så går anbuden att jämföra.

Vanliga misstag

• Att ta fram planen en gång och aldrig revidera den. Priser och husets skick ändras.
• Att räkna med dagens priser 30 år fram utan att ta höjd för prisökningar.
• Att hålla årsavgiften låg genom att avsätta för lite, så att ett stambyte måste lånefinansieras i sin helhet.
• Att bygga planen på schabloner i stället för på en besiktning av huset.
• Att glömma de lagstyrda besiktningarna: OVK, hiss och sotning.
• Att inte skilja på löpande skötsel och planerat underhåll.