Nyckelkvittens – gratis mall och guide

Vad ska stå i en nyckelkvittens?

• Vem som lämnar ut nycklarna och vem som tar emot dem.
• Vilken bostad, lokal eller arbetsplats nycklarna gäller.
• Varje nyckel eller tagg för sig: typ (lägenhet, port, förråd, tvättstuga, brevlåda, passerkort), märkning eller nummer och antal.
• Datum för utlämning.
• Eventuella villkor – till exempel att nycklarna inte får kopieras, eller vad som gäller om en nyckel inte lämnas tillbaka.
• Båda parternas underskrift, vid utlämning och vid återlämning.

Vid inflyttning och utflyttning

Fyll i kvittensen när nycklarna lämnas ut och skriv under båda två. När hyrestiden har gått ut ska hyresgästen lämna lägenheten senast klockan 12 dagen efter, eller nästa vardag om den dagen är en lördag, söndag, annan allmän helgdag, midsommarafton, julafton eller nyårsafton. Det är i praktiken då nycklarna lämnas tillbaka (12 kap. 7 § jordabalken, 6 kap. 12 § privatuthyrningslagen). Ni kan avtala en annan tid.

Gå igenom kvittensen tillsammans vid utflyttningen och bocka av nyckel för nyckel. Saknas något, skriv det på kvittensen innan ni skriver under. Har hyresgästen gjort egna kopior bör de också lämnas tillbaka.

Om en nyckel försvinner – vem betalar låsbytet?

Lagen säger inte uttryckligen vem som betalar ett låsbyte. Hyresgästen ska ersätta skada som uppkommer genom vållande, vårdslöshet eller försummelse (12 kap. 24 § jordabalken, 4 kap. 3 § privatuthyrningslagen). Frågan blir alltså om det var vårdslöst att tappa nyckeln och vilken åtgärd som är rimlig. Ett helt nytt låssystem är inte alltid motiverat när en cylinder kan bytas eller programmeras om.

Det enklaste är att skriva in i förväg hur ett låsbyte går till och vad det kostar, till exempel att cylindern byts eller programmeras om till självkostnadspris. I ett hyresavtal för bostad kan villkoret däremot inte göra hyresgästen ansvarig i större utsträckning än lagen – ett villkor om att hyresgästen alltid betalar gäller inte mot hyresgästen.

Nycklar och passerkort på arbetsplatsen

På en arbetsplats fungerar kvittensen likadant: den anställde kvitterar nycklar, taggar och passerkort när anställningen börjar och lämnar tillbaka dem när den slutar.

Arbetsgivaren kan däremot inte fritt dra av kostnaden för en borttappad nyckel på lönen. Kvittning mot lön kräver den anställdes medgivande, som kan återkallas innan lönen betalas ut. Utan medgivande krävs en klar och förfallen fordran från anställningen som grundas på ett avtal om kvittning eller på skada som den anställde orsakat uppsåtligen. Arbetsgivaren ska då först begära besked från Kronofogden om hur mycket av lönen som är skyddat (2–4 och 6 §§ lagen om arbetsgivares kvittningsrätt). Och en anställd är skadeståndsskyldig för skada som hen orsakat genom fel eller försummelse i tjänsten bara om det finns synnerliga skäl (4 kap. 1 § skadeståndslagen). Ett tappat passerkort blir alltså sällan den anställdes kostnad.

Vanliga misstag att undvika

• Bara "3 nycklar" står på kvittensen – utan att det framgår vilka. Skriv märkning eller nummer.
• Taggar, passerkort och brevlådenycklar glöms bort, fast det ofta är de som är dyrast att ersätta.
• Återlämningen kvitteras inte. Då finns inget som visar att nycklarna faktiskt kom tillbaka.
• Villkoren vid förlust bestäms först när nyckeln redan är borta.