Lönespecifikation – gratis mall för lönebesked i Excel

Vad ska en lönespecifikation innehålla?

Lagen ställer inga formkrav på hur ett lönebesked ser ut. Det här är de uppgifter som brukar finnas med, och som den anställda behöver för att kunna kontrollera sin lön.

• Arbetsgivarens namn och organisationsnummer, den anställdas namn och personnummer.
• Löneperiod och utbetalningsdag.
• Varje löneart för sig: månadslön eller timlön, övertid, OB-tillägg, semesterlön och semestertillägg, sjuklön, karensavdrag och frånvaroavdrag.
• Bruttolön, skattepliktiga förmåner och underlaget för skatteavdrag.
• Skatteavdraget och vilken tabell eller vilket beslut det bygger på.
• Övriga avdrag efter skatt, till exempel löneförskott.
• Nettolön att betala ut.
• Bruttolön och skatt hittills i år, och antal kvarvarande semesterdagar.

Måste arbetsgivaren lämna lönespecifikation?

Ordet lönespecifikation står inte i lagen, men skyldigheten att informera den anställda gör det. Enligt 10 kap. 19 § skatteförfarandelagen ska den som betalar ut ersättning för arbete vid varje utbetalningstillfälle lämna mottagaren uppgift om skatteavdragets belopp. Den som redovisar den anställda i arbetsgivardeklarationen ska dessutom informera den anställda om de uppgifter som lämnas om honom eller henne, senast den dag då deklarationen ska ha kommit in till Skatteverket (34 kap. 3 a §).

I praktiken är lönespecifikationen det sätt som de flesta arbetsgivare lämnar uppgifterna på. Ett anställningsavtal eller kollektivavtal kan också säga hur lönebeskedet ska lämnas, till exempel digitalt. Mallen för anställningsavtal har plats för hur och när lönen betalas ut.

Från bruttolön till nettolön i Excel

Excel-filen följer samma ordning som en vanlig lönekörning. Du fyller i lönearterna med antal och à-pris, eller skriver beloppet direkt, och avdrag som frånvaro och karens skrivs som minus. Filen summerar raderna till bruttolön.

Därefter lägger du till eventuella skattepliktiga förmåner, som bilförmån. De betalas inte ut men ingår i underlaget för skatteavdrag och arbetsgivaravgifter. Skatteavdraget slår du upp i Skatteverkets skattetabell och skriver in, och filen räknar fram nettolönen. Längst ned räknas arbetsgivaravgifterna och den totala lönekostnaden ut. Den delen kommer inte med när du skriver ut lönebeskedet till den anställda.

Skattetabell, jämkning och engångsbelopp

Vilken skattetabell som gäller framgår av den anställdas beslut om preliminär A-skatt. Har den anställda ett beslut om jämkning gör du i stället skatteavdrag med procentsatsen i beslutet, och har personen ett SINK-beslut följer du det. Är lönen en sidoinkomst för den anställda görs skatteavdraget med 30 procent (Skatteverket).

Ersättningar som inte gäller en bestämd tidsperiod eller inte betalas ut regelbundet räknas som engångsbelopp. Skatteverket nämner bland annat retroaktiv lön, semesterersättning, tantiem, vissa provisioner och avgångsvederlag. Betalas engångsbeloppet ut till någon med tidsbestämd lön görs skatteavdraget enligt engångstabellen, annars med 30 procent.

Semesterlön och semestertillägg på lönebeskedet

För den som har månads- eller veckolön räknas semesterlönen som regel enligt sammalöneregeln: lönen fortsätter som vanligt under semestern och ett semestertillägg läggs till för varje betald semesterdag (16 a § semesterlagen). För timavlönade, och bland annat när lönen har en rörlig del på minst tio procent eller sysselsättningsgraden har varierat, gäller procentregeln (16 och 16 b §§). Kollektivavtal kan ha andra procentsatser än lagens.

Arbetsgivaravgifter och arbetsgivardeklaration 2026

Arbetsgivaravgifterna dras inte från den anställdas lön. De betalas av arbetsgivaren ovanpå bruttolönen och förmånerna, och syns därför ofta inte på lönebeskedet. Den fulla avgiften är 31,42 procent 2026. För anställda födda 1938–1958 är den 10,21 procent, och för den som är född 1937 eller tidigare betalas ingen avgift. För 19–23-åringar är avgiften tillfälligt 20,81 procent på lön upp till 25 000 kronor i månaden som betalas ut från 1 april 2026 till 30 september 2027 – under 2026 gäller det anställda födda 2003–2007 (Skatteverket).

Lön, förmåner och skatteavdrag redovisas i en arbetsgivardeklaration varje månad, med uppgifter för varje anställd. För de flesta arbetsgivare ska den ha kommit in senast den 12 i månaden efter den månad lönen betalades ut, i januari och augusti senast den 17. Företag vars beskattningsunderlag för moms överstiger 40 miljoner kronor om året lämnar i stället senast den 26, för november senast den 27 december (26 kap. 26, 30 och 32 §§ skatteförfarandelagen).

Vanliga misstag

• Att semesterersättning för timanställda bakas in i timlönen i stället för att visas som en egen rad.
• Att glömma förmånsvärdet i underlaget för skatteavdrag och arbetsgivaravgifter.
• Att använda fjolårets skattetabell. Tabellerna ändras varje år.
• Att dra skatt på ett engångsbelopp enligt den vanliga månadstabellen.
• Att räkna arbetsgivaravgiften som ett avdrag från den anställdas lön.
• Att inte spara lönebeskeden. De är en del av löneunderlaget och ska bevaras lika länge som annan räkenskapsinformation.