Offertmall – gratis mall och guide

Vad ska en offert innehålla?

• Företagets uppgifter: namn, organisationsnummer, F-skatt och kontakt.
• Kundens uppgifter och referens.
• Specifikation av arbetet eller varan – vad som ingår och, minst lika viktigt, vad som inte ingår.
• Pris: fast pris eller löpande räkning med timpris. Mot konsument anges pris inklusive moms; mellan företag är exklusive moms praxis – skriv alltid vilket.
• Giltighetstid – till exempel 30 dagar. Utan angiven tid gäller anbudet "skälig tid", vilket är en tvistefråga du inte vill ha.
• Betalningsvillkor, leverans-/utförandetid och eventuella förbehåll (t.ex. tillkommande arbeten, prisändringar på material).

Hur skriver man en offert? Steg för steg

Mallen har fälten i den här ordningen, men det mesta av jobbet görs innan du skriver något:

• Ta reda på vad kunden behöver: omfattning, tidplan, ungefärlig budget och vem som fattar beslutet. En offert som svarar på fel fråga blir aldrig accepterad.
• Beskriv vad som ingår så konkret att någon utomstående kan förstå det – antal, mått, material, leveranser – och skriv lika tydligt vad som inte ingår.
• Välj prisform: fast pris, löpande räkning med timpris eller ett tak. Gäller offerten hantverksarbete åt en privatperson binder även en ungefärlig prisuppgift: den får överskridas med högst 15 procent, om ni inte avtalat en annan prisgräns (36 § konsumenttjänstlagen).
• Räkna fram priset och visa momsen. Mot privatpersoner anges priset inklusive moms, mellan företag är exklusive moms praxis – skriv alltid vilket det är.
• Sätt giltighetstid, betalningsvillkor och när arbetet kan utföras. Giltighetstiden är den tid du är bunden av priset.
• Skicka offerten medan behovet är aktuellt och följ upp med ett samtal eller mejl några dagar senare.
• När kunden tackar ja: bekräfta skriftligt vilken version av offerten som gäller, så att avtalet går att visa i efterhand.

Så blir offerten säljande

Kunden jämför ofta flera offerter, och den som är lättast att förstå har ett försprång även när priset är likvärdigt.

• Börja med en sammanfattning på några rader: kundens behov med kundens egna ord, din lösning och totalpriset.
• Rekommendera ett alternativ. Ger du två eller tre nivåer, säg vilken du föreslår och varför.
• Beskriv vad kunden får – resultatet, tidplanen och vem som gör jobbet – inte bara vilka moment du utför.
• Visa att du har gjort liknande jobb: referenser eller tidigare uppdrag som du kan stå för.
• Gör det enkelt att tacka ja, med en tydlig rad för accept och en kontaktperson.
• Håll formen ren: logotyp, kontaktuppgifter och luft. Fyller du i mallen online kan du lägga in din logotyp i sidhuvudet.

Bindande eller inte – så funkar anbudsreglerna

Enligt avtalslagen är du bunden av ditt anbud under acceptfristen. Svarar kunden ja i tid har ni ett avtal på offertens villkor; svarar kunden ja men med ändringar räknas det som ett nytt anbud som du i din tur kan acceptera eller avböja. Vill du kunna dra tillbaka offerten fritt, skriv "offerten är inte bindande utan slutligt avtal" – men var medveten om att det försvagar den säljmässigt.

När kunden accepterat offerten är nästa dokument fakturan – den skapar du gratis med skapafaktura.nu.

ROT- och RUT-arbeten

Gäller offerten bygg- eller hantverksarbete hos en privatperson finns en särskild offertmall för bygg, med rotavdraget uträknat, ÄTA-villkor och 15-procentsregeln inbyggda. Den allmänna regeln är annars: riktar sig offerten till privatpersoner för ROT- eller RUT-berättigade tjänster: specificera arbetskostnaden separat (avdraget gäller bara arbete, inte material eller resor), ange priset efter skattereduktion tydligt som just det, och skriv förbehållet att avdraget förutsätter att kunden har skattereduktion kvar att utnyttja.

Vanliga misstag att undvika

• Ingen giltighetstid – anbudet binder dig under obestämd "skälig tid" och du kan tvingas stå fast vid gamla priser.
• Otydligt vad som ingår – tilläggsarbeten utan skriftlig beställning är den klassiska tvisten i hantverksbranschen. Skriv att ändringar och tillägg kräver skriftlig överenskommelse.
• Moms-oklarhet mot konsument – konsumentpriser ska anges inklusive moms.
• Offert och orderbekräftelse blandas ihop – när kunden accepterat: bekräfta skriftligt vad som accepterats, så finns avtalet dokumenterat i två steg. Vid betalning kvitterar du med ett kvitto.