Projektplan – gratis mall med Gantt-schema i Excel

Vad ska en projektplan innehålla?

Det finns ingen lag eller standard som bestämmer hur en projektplan ska se ut. De här delarna brukar ingå, och mallen följer samma ordning:

• Bakgrund och syfte – varför projektet görs och vilket problem det löser.
• Mål – vad som ska vara uppnått när projektet är klart, formulerat så att det går att avgöra om målet nåddes.
• Avgränsning – vad som ingår och, lika viktigt, vad som inte ingår.
• Tidplan – aktiviteter, milstolpar och slutdatum.
• Budget och resurser – kostnader, timmar och vem som bidrar med vad.
• Organisation – beställare, projektledare, projektgrupp och eventuell styrgrupp.
• Risker – vad som kan gå fel och vad ni gör åt det.
• Kommunikation – vem som informeras om vad, hur och hur ofta.
• Uppföljning och avslut – hur ni mäter framstegen och hur projektet lämnas över.

Mål och avgränsning – det som oftast saknas

Ett mål som "förbättra kundservicen" går inte att följa upp. Skriv i stället vad som ska vara sant när projektet är klart: "svarstiden på mejl är under 24 timmar" eller "den nya hemsidan är publicerad den 1 mars". Många använder kriterierna i SMART – specifikt, mätbart, accepterat, realistiskt och tidsatt – som kontroll.

Avgränsningen skyddar projektet mot att växa. Skriv uttryckligen vad som inte ingår, till exempel "översättning till engelska ingår inte" eller "befintliga system byts inte ut". Kommer en ny önskan under projektets gång blir det då ett beslut om att ändra planen, inte något som bara läggs till.

Tidplan och Gantt-schema i Excel

Bryt ner projektet i aktiviteter som har ett tydligt resultat och en ansvarig. En aktivitet som tar längre än några veckor är ofta för stor för att följa upp – dela den. Lägg in milstolpar vid de punkter där något ska vara klart eller beslutas, till exempel godkänd design eller avslutad testperiod.

I Excel-filen skriver du varje aktivitet på en egen rad med start, slut, ansvarig och status. Filen räknar ut veckorna och fyller i rutorna mellan start- och slutdatum, så att schemat ritas som staplar vecka för vecka. Du ser direkt vilka aktiviteter som pågår samtidigt och var det blir trångt. Ett Gantt-schema är en bild av planen – det ersätter inte samtalet om vad som måste vara klart innan nästa steg kan börja.

Roller och ansvar i projektet

Namnen på rollerna varierar mellan organisationer. Det viktiga är att det står vem som beslutar, vem som leder arbetet och vem som utför det.

Budget, risker och kommunikation

Budgeten behöver inte vara exakt i början, men den ska visa vad som är beräknat. Räkna med både utgifter, till exempel leverantörer och inköp, och den tid medarbetarna lägger. Lägg gärna en post för oförutsett.

Gör en risklista där varje risk bedöms efter hur sannolik den är och hur stor konsekvensen blir, och skriv en åtgärd och en ansvarig för de allvarligaste. Samma metod med sannolikhet gånger konsekvens används i riskanalysen för arbetsmiljön. Innebär projektet en ändring i verksamheten, till exempel en omorganisation, nya arbetsmetoder eller en flytt, ska arbetsgivaren också bedöma riskerna för arbetsmiljön innan ändringen genomförs – det är en separat skyldighet enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter.

Kommunikationsplanen kan vara en enkel tabell: vem som ska veta, vad, hur och när. Bestäm också hur ofta projektgruppen träffas och skriv ett kort protokoll med beslut och nästa steg från varje möte.

Vanliga misstag

• Mål som inte går att mäta.
• Ingen avgränsning, så att projektet växer utan att någon beslutat det.
• En tidplan utan beroenden – det som måste vara klart innan nästa steg kan börja.
• Aktiviteter utan ansvarig.
• En plan som skrivs i början och aldrig uppdateras. Uppdatera status i tidplanen vid varje avstämning.
• Att räkna bara med utgifter och glömma den tid medarbetarna lägger.
• Inget avslut: ingen överlämning, ingen utvärdering av vad som gick bra och dåligt.