Reseräkning – gratis mall och guide

Traktamente – vad krävs?

För skattefritt traktamente krävs att tjänsteresan varit förenad med övernattning utanför den vanliga verksamhetsorten, alltså mer än 50 kilometer från både bostaden och arbetsplatsen.

Skatteverket fastställer schablonbelopp för hel- och halvdag som räknas upp årligen – årets belopp, klockslagen för hel och halv dag och måltidsavdragen finns på sidan om traktamente 2026, liksom beloppen för tidigare år. Betalar arbetsgivaren mer än schablonen är det överskjutande beloppet skattepliktigt. Har du fått fri kost under resan ska traktamentet dessutom reduceras.

Milersättning för egen bil

Kör du egen bil i tjänsten kan arbetsgivaren betala skattefri bilersättning med upp till 25 kronor per mil för inkomstår 2026. För förmånsbil är beloppet 12 kronor per mil när du själv betalar allt drivmedel, och 9,50 kronor per mil om bilen drivs helt med el. Betalar arbetsgivaren mer är det överskjutande beloppet lön.

För att ersättningen ska vara skattefri måste körningen dokumenteras: datum, resans start- och slutpunkt, ändamål och antal kilometer. En körjournal är det säkraste sättet att kunna styrka detta i efterhand – på samma sätt som tidrapporten styrker arbetad tid.

Så fyller du i en reseräkning – steg för steg

Mallen följer samma ordning. Fyll i den efter resan, medan klockslagen och kvittona finns till hands:

• Skriv resans ändamål, resmål och vem du träffade.
• Ange avresa och hemkomst med datum och klockslag. Klockslagen avgör om första och sista dagen räknas som hel eller halv dag – gränserna står på sidan om traktamente.
• Räkna antalet hela och halva dagar och de nätter då varken du eller arbetsgivaren betalat för logi, till exempel om du sovit hos släkt.
• Ange varje frukost, lunch och middag som ingått, till exempel i hotellpriset eller på en konferens. Fri kost minskar traktamentet.
• Fyll i antalet mil och om du körde egen bil eller förmånsbil, och räkna ersättningen med beloppen i tabellen ovan.
• För in utläggen med datum och belopp och bifoga kvittona.
• Summera, skriv under och lämna reseräkningen till din chef för attest.

Vad reseräkningen ska innehålla

• Namn och anställnings- eller kostnadsställenummer.
• Resans ändamål och vem du besökte – ”kundmöte” utan mer är för tunt.
• Avresetid och hemkomsttid med datum och klockslag – de avgör hel- och halvdagsberäkningen.
• Resmål och färdsätt.
• Antal kilometer med egen bil, om aktuellt.
• Fri kost som erhållits, per måltid – påverkar traktamentet.
• Utlägg med kvitton bifogade: hotell, parkering, biljetter.
• Underskrift och chefens attest.

Vanliga misstag att undvika

• Klockslag saknas – utan avrese- och hemkomsttid går traktamentet inte att beräkna.
• Fri kost redovisas inte – traktamentet ska reduceras för måltider som ingått, annars blir delen skattepliktig.
• Kvitton bifogas inte – utlägg utan underlag är inte avdragsgilla för arbetsgivaren.
• Ändamålet beskrivs vagt – Skatteverket ska kunna se att resan var en tjänsteresa.