Betalningspåminnelse – gratis mall och guide
En betalningspåminnelse skickas när en faktura passerat förfallodagen. Den absoluta merparten av obetalda fakturor beror på förbiseende – fakturan hamnade i skräpposten, den ansvarige var på semester eller den fastnade i en attestkedja.
Därför ska påminnelsen vara saklig och enkel att agera på, inte hotfull. Den skarpare tonen sparar du till kravbrevet om påminnelsen inte ger resultat.
Hämta mallen gratis
Fyll i dina uppgifter här på sidan och få en färdig fil, eller ladda ner mallen tom och fyll i den själv. Allt skapas i din webbläsare – inget konto, ingen e-postadress.
Fyll i online
Svara på frågorna steg för steg och se dokumentet växa fram. Ladda ner det ifyllt som PDF eller Word.
Börja fylla iLadda ner tom mall
PDF för att skriva ut och skriva under, Word om du vill ändra i mallen själv.
På den här sidan (6 avsnitt)
När ska påminnelsen skickas?
Vanligt är att skicka påminnelsen några dagar till en vecka efter förfallodagen. Vänta inte för länge – ju äldre en fordran blir, desto svårare blir den att driva in, och desto mer signalerar du att förfallodagar inte spelar roll.
Har ni en löpande kundrelation kan ett kort telefonsamtal före påminnelsen vara både snabbare och trevligare. Skicka ändå påminnelsen skriftligt efteråt, så att kravet är dokumenterat.
Påminnelseavgift – vad får du ta ut?
Ersättning för skriftlig betalningspåminnelse får tas ut, men bara om ni avtalat om den senast när skulden uppstod – alltså i avtalet, offerten eller de villkor kunden godkände. Ett villkor som står först på fakturan räcker i regel inte. Avgiften får vara högst 60 kronor (2 och 4 §§ lagen (1981:739) om ersättning för inkassokostnader).
Har ni inte avtalat om avgiften får den inte tas ut, hur berättigad påminnelsen än är.
Mellan företag gäller dessutom förseningsersättning: när du har rätt till dröjsmålsränta på en obetald vara eller tjänst har du rätt till 450 kronor, utan förhandsavtal. Då får påminnelseavgiften bara tas ut till den del den, tillsammans med eventuell inkassoersättning, överstiger 450 kronor (4 a och 5 §§ samma lag).
Vad påminnelsen ska innehålla
- Fakturanummer, fakturadatum och ursprunglig förfallodag.
- Beloppet, och eventuell påminnelseavgift specificerad separat.
- Ny sista betalningsdag – ge en rimlig frist, ofta åtta till tio dagar.
- Betalningsuppgifter med konto och referens.
- En uppmaning att höra av sig om något är fel eller om betalning redan skett.
- Kontaktuppgifter till någon som kan svara på frågor.
Vanliga misstag att undvika
- Påminnelsen skickas för sent – rutinen bör vara automatisk, inte bero på att någon råkar upptäcka det.
- Avgift tas ut utan avtalsstöd – skriv in avgiften i avtalet, offerten eller de allmänna villkoren innan skulden uppstår.
- Otrevlig ton mot en kund som bara glömt – du vill ha både pengarna och kunden kvar.
- Ingen uppföljning – bestäm i förväg när kravbrevet ska gå ut om påminnelsen inte hörsammas.
Fyll i betalningspåminnelse online
Svara på frågorna så får du ett färdigt dokument som PDF eller Word – gratis, direkt i webbläsaren. Uppgifterna lämnar aldrig din enhet. Inget fält är obligatoriskt: det du lämnar tomt blir ifyllnadslinjer i dokumentet.
- Avsändare
Dina svar sparas i den här fliken tills du stänger den – inget skickas någonstans.
Vanliga frågor om betalningspåminnelse
Hur många påminnelser ska jag skicka?
En påminnelse räcker normalt. Ger den inte resultat inom den nya fristen är nästa steg ett kravbrev, och därefter betalningsföreläggande hos Kronofogden eller överlämning till inkasso. Fler påminnelser signalerar mest att kravet inte är allvarligt menat.
Får jag ta ut påminnelseavgift?
Ja, om det avtalats senast när skulden uppkom – i avtalet, offerten eller villkoren kunden godkände. Ett villkor som står först på fakturan räcker i regel inte. Avgiften får vara högst 60 kronor. Utan avtal får ingen avgift tas ut.
Kan jag ta ut dröjsmålsränta redan på påminnelsen?
Ja, om förfallodagen var bestämd i förväg löper dröjsmålsränta enligt räntelagen från den dagen. Var förfallodagen inte bestämd börjar räntan löpa 30 dagar efter att du skickat ett betalningskrav där det står att utebliven betalning medför skyldighet att betala ränta – mellan företag behövs inte den upplysningen.
Kan jag ladda ner betalningspåminnelse i Word?
Ja. Betalningspåminnelse finns både som Word-fil (.docx) och som PDF – välj format med knapparna högst upp på sidan. Word-versionen går att redigera om du vill ändra formuleringar eller lägga till egna villkor först, medan PDF:en är färdig att skriva ut och skriva under. Båda filerna skapas direkt i din webbläsare: inget konto, ingen e-postadress.