Betalningspåminnelse – gratis mall och guide

När ska påminnelsen skickas?

Vanligt är att skicka påminnelsen några dagar till en vecka efter förfallodagen. Vänta inte för länge – ju äldre en fordran blir, desto svårare blir den att driva in, och desto mer signalerar du att förfallodagar inte spelar roll.

Har ni en löpande kundrelation kan ett kort telefonsamtal före påminnelsen vara både snabbare och trevligare. Skicka ändå påminnelsen skriftligt efteråt, så att kravet är dokumenterat.

Påminnelseavgift – vad får du ta ut?

Ersättning för skriftlig betalningspåminnelse får tas ut med det belopp som fastställs i förordning, men bara om det avtalats i förväg – exempelvis genom att det framgått av fakturan, offerten eller avtalsvillkoren innan skulden uppkom.

Kontrollera aktuellt belopp hos Kronofogden eller i förordningen om ersättning för inkassokostnader. Har ni inte avtalat om avgiften får den inte tas ut, hur berättigad påminnelsen än är.

Vad påminnelsen ska innehålla

• Fakturanummer, fakturadatum och ursprunglig förfallodag.
• Beloppet, och eventuell påminnelseavgift specificerad separat.
• Ny sista betalningsdag – ge en rimlig frist, ofta åtta till tio dagar.
• Betalningsuppgifter med konto och referens.
• En uppmaning att höra av sig om något är fel eller om betalning redan skett.
• Kontaktuppgifter till någon som kan svara på frågor.

Vanliga misstag att undvika

• Påminnelsen skickas för sent – rutinen bör vara automatisk, inte bero på att någon råkar upptäcka det.
• Avgift tas ut utan avtalsstöd – skriv in villkoret på fakturan från början i stället.
• Otrevlig ton mot en kund som bara glömt – du vill ha både pengarna och kunden kvar.
• Ingen uppföljning – bestäm i förväg när kravbrevet ska gå ut om påminnelsen inte hörsammas.