Onboarding-checklista för nyanställda – gratis mall

Vad ska en onboarding-checklista innehålla?

En bra checklista täcker både det praktiska och det som lagen kräver, och den gäller längre än första dagen. Det mesta som går fel vid en nyanställning går fel för att ingen hade ansvar för en viss punkt. Skriv därför in vem som gör vad: närmaste chef, en fadder, HR eller den som sköter IT.

• Före första dagen: undertecknat anställningsavtal, dator och konton, arbetsplats, nycklar och ett välkomstbrev med tid och plats.
• Första dagen: välkomnande, rundvandring med nödutgångar och första hjälpen, utrustning mot kvittens och presentation av kollegor och skyddsombud.
• Första veckan: arbetsuppgifter och prioriteringar, risker i arbetet, rutinen mot kränkande särbehandling och den skriftliga villkorsinformationen.
• Första månaden: resten av villkorsinformationen, uppföljningssamtal och en plan för utbildning.
• Inför provanställningens slut: uppföljning i god tid, beslut om fortsatt anställning och planering av första medarbetarsamtalet.

Lagkraven när någon börjar

Det mesta i en onboarding är god praxis, men några punkter styrs av lag eller föreskrift. Tabellen visar vad som gäller och när.

Introduktion och arbetsmiljö

Arbetsgivaren ska se till att alla arbetstagare har tillräckliga kunskaper om arbetet och riskerna i arbetet (10 § AFS 2023:1). Finns det allvarliga risker ska det finnas skriftliga instruktioner för hur arbetet utförs säkert. De allmänna råden till paragrafen säger att kunskaperna bör ges så tidigt som möjligt, och att en introduktion bör ge förståelse för arbetsmiljöarbetet på arbetsplatsen, de egna arbetsuppgifterna och hur de hänger ihop med andras, riskerna i verksamheten och vem man vänder sig till i arbetsmiljöfrågor.

Enligt 2 kap. 7 § AFS 2023:2 ska arbetstagarna dessutom känna till vilka arbetsuppgifter de ska utföra, vilket resultat som ska uppnås, hur uppgifterna ska prioriteras när tiden inte räcker och vem de kan vända sig till för stöd. En befattningsbeskrivning täcker mycket av det. Rutinerna mot kränkande särbehandling ska vara kända för alla arbetstagare (2 kap. 11 §), också de som just har börjat.

Är den nyanställda under 18 år gäller särskilda regler i 8 kap. AFS 2023:2. Den minderåriga ska få en introduktion om arbetsuppgifterna och riskerna och ha förstått den, arbeta under ledning av en lämplig person som fyllt 18, och det ska finnas rutiner för hur introduktionen och handledningen går till (8 kap. 9 §).

Provanställningen: frister du inte får missa

En provanställning får vara högst sex månader (6 § LAS). Vill du eller den anställda inte att anställningen ska fortsätta, ska beskedet lämnas senast när prövotiden går ut. Görs inte det övergår provanställningen automatiskt i en tillsvidareanställning. Om inget annat har avtalats får provanställningen också avbrytas före prövotidens slut.

Som arbetsgivare ska du dessutom underrätta den anställda minst två veckor innan du lämnar beskedet om att provanställningen ska avbrytas eller inte fortsätta. Är den anställda fackligt organiserad ska den lokala fackliga organisationen varslas samtidigt, och båda har rätt till överläggning (31 § LAS). Lägg därför in ett uppföljningssamtal i god tid före slutet, så att beslutet inte fattas i sista stund.

Lön, skatt och personuppgifter

Är det din första anställning behöver företaget vara registrerat som arbetsgivare hos Skatteverket, eftersom den som ska göra skatteavdrag och betala arbetsgivaravgifter ska registreras (7 kap. 1 § skatteförfarandelagen). Gör det i god tid före första löneutbetalningen.

Skatteavdraget görs som regel enligt den skattetabell som framgår av den anställdas beslut om preliminär A-skatt. Har den anställda ett beslut om jämkning gäller procentsatsen i beslutet, och bor personen utomlands kan det i stället bli särskild inkomstskatt (SINK). Saknar den anställda både beslut om A-skatt och SINK-beslut ska arbetsgivaren enligt Skatteverket göra ett högre skatteavdrag, så be om uppgiften före första lönen. Hur lönen och avdragen redovisas för den anställda visar mallen för lönespecifikation.

Samla bara in de personuppgifter du behöver, som kontaktuppgifter, bankkonto och närmast anhörig. Enligt IMY har arbetsgivaren en långtgående skyldighet att informera de anställda om hur deras personuppgifter behandlas och vilka rättigheter de har. Ge den informationen skriftligt vid starten.

Vanliga misstag

• Att den skriftliga informationen om villkoren aldrig lämnas. Står allt i anställningsavtalet är kravet uppfyllt från dag ett – annars gäller fristen sju dagar för de flesta uppgifter och en månad för resten.
• Att missa provanställningens slutdatum. Lämnas inget besked i tid blir anställningen en tillsvidareanställning.
• Att ge beskedet om avslutad provanställning utan att underrätta två veckor i förväg och utan att varsla facket.
• Att dator och konton beställs samma dag som personen börjar. Den första veckan går då åt till att vänta.
• Att introduktionen bara handlar om system och rutiner. Riskerna i arbetet och vem man vänder sig till i arbetsmiljöfrågor ska också vara med.
• Att ingen följer upp efter första veckan. Det är under de första månaderna som frågor och missförstånd dyker upp.