Befattningsbeskrivning – gratis mall och guide

Vad en befattningsbeskrivning ska innehålla

• Befattningens namn, avdelning och vem rollen rapporterar till.
• Syftet med rollen – en eller två meningar om varför den finns och vad den ska åstadkomma.
• Huvudsakliga ansvarsområden, gärna fem till åtta punkter i fallande viktighet.
• Befogenheter: vilka beslut som fattas självständigt, vad som ska förankras och eventuell attesträtt eller budgetansvar.
• Krav och önskvärda meriter – utbildning, erfarenhet, certifikat, språk.
• Kontaktytor internt och externt, och eventuellt personalansvar med antal medarbetare.
• Hur rollen följs upp: mål, mätpunkter och när beskrivningen ses över.

Befattningsbeskrivning eller anställningsavtal?

Håll dem åtskilda. Anställningsavtalet reglerar anställningsform, lön, arbetstid och uppsägningstid – det är bindande och ändras bara om båda parter är överens. Befattningsbeskrivningen beskriver innehållet i arbetet, och det behöver kunna justeras när verksamheten förändras.

Skriver du in hela befattningsbeskrivningen som en bilaga till anställningsavtalet riskerar du att låsa fast arbetsuppgifterna avtalsvägen. Hänvisa hellre till att arbetsuppgifterna framgår av en separat befattningsbeskrivning som kan revideras.

• Arbetsgivaren leder och fördelar arbetet, men rätten sträcker sig till arbete inom ramen för anställningen – en genomgripande omläggning av tjänsten kan i praktiken vara en omplacering.
• Väsentliga förändringar av verksamheten eller av en enskild arbetstagares arbetsförhållanden omfattas av förhandlingsskyldigheten enligt medbestämmandelagen om ni har kollektivavtal.
• Skriv en revisionsrad längst ner: datum och vem som fastställt beskrivningen. Då syns det när den senast stämde med verkligheten.

Så skriver du ansvar och befogenheter

Den vanligaste svagheten är att beskrivningen räknar upp uppgifter utan att säga var beslutet ligger. Skilj därför på vad rollen utför och vad rollen får bestämma – det är gränsdragningen som gör dokumentet användbart i vardagen.

• Formulera ansvar som utfall, inte som aktivitet: "ansvarar för att leveransplanen håller" i stället för "arbetar med leveransplanering".
• Ange beloppsgränser där det finns: attesträtt upp till ett visst belopp, inköp inom budget, rabatter upp till en viss nivå.
• Namnge gränssnitten: vilka roller behöver rollen komma överens med för att kunna leverera?
• Undvik samlingsordet "övriga förekommande arbetsuppgifter" som enda flexibilitet – det säger inget och tolkas olika av alla.

Vanliga misstag att undvika

• Beskrivningen skrivs en gång och uppdateras aldrig – en inaktuell beskrivning används emot arbetsgivaren i lönesamtalet och hjälper ingen.
• Ansvar utan befogenhet – rollen görs ansvarig för ett resultat men får inte fatta besluten som krävs. Den vanligaste orsaken till att en roll inte fungerar.
• Kravlistan skrivs som en önskelista – tio skallkrav minskar antalet sökande utan att höja kvaliteten. Skilj på krav och meriterande.
• Personen och rollen blandas ihop – beskriv befattningen, inte den nuvarande innehavaren, annars måste dokumentet skrivas om vid varje byte.
• Beskrivningen ersätter anställningsavtalet – den reglerar inte lön, anställningsform eller uppsägningstid, och kan inte göra det.