Kallelse till årsmöte – gratis mall och guide

Hur lång kallelsetid gäller?

Ideell förening: den tid stadgarna anger. Två till fyra veckor är vanligt. Saknar stadgarna regel, kalla så att medlemmarna har rimlig tid att förbereda sig och skicka in motioner.

Ekonomisk förening och bostadsrättsförening: kallelse till ordinarie stämma skickas tidigast sex och senast fyra veckor före stämman, men stadgarna får korta det till senast två veckor. Till extra stämma gäller tidigast sex och senast två veckor, och senast fyra veckor om stämman ska besluta om stadgeändring, likvidation, fusion eller förenklad avveckling – vid stadgeändring får stadgarna korta även den fristen till två veckor (6 kap. 17–18 §§ lagen om ekonomiska föreningar). Reglerna gäller även bostadsrättsföreningar (9 kap. 14 § bostadsrättslagen). Det är styrelsen som kallar (6 kap. 16 §).

Vad kallelsen ska innehålla

För ekonomiska föreningar och bostadsrättsföreningar kräver lagen tid och plats, hur man deltar och röstar om stämman hålls digitalt, de ärenden som ska behandlas och, vid stadgeändring, förslagets huvudsakliga innehåll (6 kap. 22 §). Samma innehåll är god sed i en ideell förening.

• Föreningens namn och att det gäller ordinarie eller extra årsmöte.
• Datum, klockslag och plats, eller länk och instruktion om mötet är digitalt.
• Dagordningen, med varje fråga som ska beslutas.
• Var verksamhetsberättelse, bokslut och revisionsberättelse finns tillgängliga.
• Motionsstopp, om det inte redan passerat, och styrelsens förslag i viktiga frågor.
• Vem som har rösträtt och om ombud är tillåtna enligt stadgarna.

Om kallelsen kommer för sent

I en ekonomisk förening eller bostadsrättsförening kan en medlem klandra stämmans beslut vid allmän domstol inom tre månader. Har kallelse inte skett, eller har kallelsereglerna inte följts i väsentliga delar, får talan väckas även senare (6 kap. 47–48 §§). I en ideell förening finns ingen lagstadgad frist, men beslut på ett felaktigt utlyst möte kan angripas även där.

Upptäcker styrelsen att kallelsen gått ut för sent är det säkrare att flytta mötet än att genomföra det. Dokumentera alltid när och hur kallelsen skickades, och låt årsmötet pröva frågan om mötet blivit behörigen utlyst. Den punkten finns i årsmötesprotokollet.

Vanliga misstag att undvika

• Kallelsetiden räknas från fel dag – räkna från dagen kallelsen skickas eller publiceras enligt stadgarna, och lägg till marginal.
• En fråga beslutas som inte stod i kallelsen – sådana beslut är lätta att angripa.
• Stadgeändring utan förslagets innehåll – medlemmarna ska kunna se vad som föreslås innan mötet.
• Kallelsen skickas på ett sätt stadgarna inte anger, till exempel bara på sociala medier när stadgarna säger e-post.