Styrelseprotokoll – gratis mall och guide

Vad protokollet ska innehålla

• Bolagets namn och organisationsnummer.
• Datum, plats och om mötet hållits fysiskt, digitalt eller per capsulam.
• Vilka som var närvarande, vem som var ordförande och vem som förde protokollet.
• Att mötet var beslutsfört – att tillräckligt många ledamöter deltog enligt bolagsordningen.
• Numrering: protokollen ska föras i nummerföljd.
• Varje beslut, formulerat så att det går att förstå fristående.
• Eventuella avvikande meningar och reservationer.
• Underskrifter enligt aktiebolagslagens krav.

Underskrifter och förvaring

Protokollet ska undertecknas av den som fört det och justeras av ordföranden, om ordföranden inte fört protokollet själv. Har styrelsen fler ledamöter utses dessutom normalt en justerare. Protokollen ska föras i nummerföljd och förvaras på ett betryggande sätt – de tillhör bolagets räkenskapsmaterial i vid mening och ska sparas.

Digital signering fungerar och är i dag standard i många bolag. Se bara till att de undertecknade versionerna arkiveras samlat och inte bara ligger kvar i olika mejlkorgar.

Protokollen hör till den bolagsdokumentation en köpare begär ut vid en försäljning eller investering – tillsammans med aktieboken. En kostnadsfri aktiebok i Excel finns hos Bolagsexit.

Konstituerande, ordinarie och per capsulam

Det konstituerande styrelsemötet hålls direkt efter bolagsstämman och beslutar om roller: ordförande, firmateckning, eventuell VD och attestordning. Ordinarie möten följer den löpande verksamheten.

Per capsulam betyder att beslut fattas utan sammanträde, genom att samtliga ledamöter skriver under protokollet. Det är praktiskt för enklare beslut, men förutsätter att alla är eniga – någon diskussion sker ju inte.

För möten utan bolagsrättsliga krav – en ledningsgrupp, en arbetsgrupp, ett projektmöte – är den här mallen onödigt formell. Där passar en allmän protokollmall bättre, utan numrering enligt aktiebolagslagen.

Vanliga misstag att undvika

• Beslut formuleras för vagt – ”styrelsen diskuterade investeringen” är inget beslut. Skriv ”styrelsen beslutade att investera 250 000 kr i…”.
• Protokoll skrivs bara när något stort händer – i enmansbolag glöms de ofta helt, men banker och köpare frågar efter dem.
• Jäv hanteras inte – ledamot får inte delta i beslut där denne har ett väsentligt intresse som kan strida mot bolagets. Notera i protokollet att ledamoten inte deltagit.
• Bilagor nämns men bifogas inte – hänvisar protokollet till ett underlag ska det arkiveras tillsammans med protokollet.