Medarbetarsamtal och utvecklingssamtal – gratis mall

Medarbetarsamtal, utvecklingssamtal och lönesamtal

Medarbetarsamtal och utvecklingssamtal används om samma samtal: ett återkommande, ofta årligt, samtal om arbetet och utvecklingen. Lönesamtalet är ett annat samtal och hålls med fördel separat. Blandas lönen in i medarbetarsamtalet tenderar allt annat att handla om lönen.

Hos arbetsgivare med kollektivavtal kan avtalet säga något om när och hur samtalen ska hållas. Kontrollera det innan ni sätter rutinen.

Förbered samtalet

• Boka tid i god tid och avsätt minst en timme i ett rum där ni inte blir störda.
• Skicka frågorna till medarbetaren en vecka innan, så att båda hinner tänka.
• Ta fram förra årets utvecklingsplan och befattningsbeskrivningen om det finns en.
• Som chef: tänk igenom vad du vill ge feedback på, med konkreta exempel.
• Som medarbetare: fundera på vad som fungerar, vad som skaver och vad du vill lära dig.

Frågor att ställa

Mallen är uppdelad i fyra teman och en utvecklingsplan. Välj de frågor som passar, ni behöver inte ta alla.

• Arbetsuppgifter: Vad har fungerat bra det senaste året? Vad har varit svårt? Är det tydligt vad som förväntas av dig?
• Arbetsbelastning och arbetstid: Hinner du med dina uppgifter på arbetstid? Finns det perioder som blir för tunga? Vad kan vi ta bort eller prioritera ner?
• Samarbete och arbetsmiljö: Hur fungerar samarbetet i gruppen och med mig som chef? Har du sett eller upplevt något som inte är okej?
• Mål: Vad ska du uppnå det kommande året? Hur vet vi att det har lyckats?
• Utveckling: Vad vill du lära dig? Vilket stöd, vilken utbildning eller vilka uppgifter behöver du för det?

Arbetsbelastning och arbetsmiljö i samtalet

Arbetsgivaren ska förebygga ohälsosam arbetsbelastning, se till att arbetstagarna vet vilka uppgifter de har, vilket resultat som ska uppnås, hur arbetet ska prioriteras och vem de kan få stöd av, och klargöra att kränkande särbehandling inte accepteras. Kraven finns sedan 1 januari 2025 i 2 kap. AFS 2023:2, som ersatte AFS 2015:4. Föreskrifterna nämner inte medarbetarsamtal, men de allmänna råden pekar på regelbunden dialog som ett sätt att fånga signaler om arbetsbelastningen. Samtalet är ett bra tillfälle att få reda på hur det faktiskt är.

Kommer det fram risker i samtalet, till exempel att någon regelbundet arbetar för mycket, ska de in i arbetsplatsens riskbedömning och handlingsplan. Det räcker inte att det står i samtalsanteckningarna.

Utvecklingsplan och uppföljning

Avsluta samtalet med två till fyra mål och vad som ska göras för att nå dem: vem som gör vad och till när. Skriv ner det i mallens utvecklingsplan och låt båda skriva under, så finns det något konkret att följa upp. Boka en kortare uppföljning efter ungefär halva tiden.

Lägg samtalen i verksamhetens årshjul, så att de inte skjuts upp år efter år.

Vanliga misstag

• Att chefen pratar mest. Medarbetaren ska ha ordet större delen av tiden.
• Att ta upp lönen i samma samtal.
• Att spara kritik till medarbetarsamtalet. Det som behöver sägas ska sägas när det händer.
• Mål som inte går att följa upp, som "utvecklas inom rollen".
• Att inget händer efteråt. Ett samtal utan uppföljning gör mer skada än inget samtal alls.